Ciclo PDSA: o que é, quais são as etapas e como aplicar na prática?

O ciclo PDSA é uma ferramenta que promove a melhoria contínua dos processos do negócio. A grande vantagem é que ele pode ser aplicado a qualquer momento e em empresas de todos os portes e segmentos. Logo, é uma metodologia não apenas útil, mas democrática. 

Principais aprendizados deste artigo

• O ciclo PDSA trata-se de um modelo de 4 fases que visa acompanhar a implementação de melhorias na empresa, trazendo mais rapidez e assertividade para os processos. 
• Os principais pontos da metodologia são identificar e resolver problemas, aumentar a participação dos colaboradores nas decisões e aprimorar, de maneira contínua, os processos internos da companhia. 
• O passo a passo para aplicá-lo envolve a criação de um plano de ação completo, a execução das mudanças, o estudo dos processos e a ação baseada nos resultados.
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Na prática, o ciclo PDSA define as 4 etapas essenciais para a implementação de uma ideia, que consistem em: planejar, fazer, estudar e agir. O objetivo é obter insights que reduzem os riscos das mudanças e otimizam a gestão da empresa.

Ficou curioso para saber como usar essa ferramenta no seu dia a dia? Então, siga a leitura para entender:

• o que é ciclo PDSA; 
• qual a diferença entre PDCA e PDSA; 
• quais os benefícios do PDSA; 
• como aplicar no seu negócio. 

Aproveite a leitura!

O que é ciclo PDSA?

O ciclo PDSA é uma metodologia baseada em um modelo de 4 etapas que visa desenvolver, testar e implementar melhorias nas empresas, continuamente. O termo é um acrônimo para planejar, fazer, estudar e agir, em português. Na prática, a ferramenta dita o passo a passo a ser seguido pelas companhias. 

Para recapitular, o ciclo PDSA tem as seguintes etapas: 

• plan (planejar); 
• do (fazer);
• study (estudar);
• act (agir). 

Falaremos sobre o que fazer em cada uma delas mais adiante. Por ora, é importante saber que, por ser um ciclo, o modelo PDSA não possui início ou fim. E isso quer dizer que demanda um trabalho contínuo. 

Logo, ao chegar na última etapa, você não abandona o projeto. Em vez disso, volta à primeira fase e executa tudo novamente para garantir a adaptação e a melhora contínua dos processos internos. 

De qualquer forma, o ciclo PDSA costuma ser aplicado sempre que os negócios pretendem implementar uma mudança significativa, como a adoção de um novo software. Isso porque o foco da ferramenta é compreender se a alteração foi ou não vantajosa. 

Qual a diferença entre PDCA e PDSA?

Mesmo sendo parecidos à primeira vista, existem diferenças entre os ciclos PDCA e PDSA. Primeiro, PDCA significa Plan – Do – Check – Act — planejar, fazer, checar (ou analisar) e agir, em português. E, sim, uma única letra faz toda a diferença no resultado final. 

No caso, o “S” do ciclo PDSA indica que a metodologia se aprofunda nos resultados. Para compreender melhor, o “C” do PDCA fala que é necessário checar as consequências. Em outros termos, conferir se os objetivos foram ou não alcançados. 

Já o “S” diz que é preciso analisar a fundo para descobrir os motivos que levaram os resultados a serem positivos ou negativos. Sendo assim, você aprende algo importante, que pode orientar as operações futuras no final do processo. Ficou claro?

Quais as vantagens da metodologia PDSA para os negócios?

A principal vantagem de usar o ciclo PDSA é que a ferramenta orienta a implementação de melhorias nos negócios. Ao mesmo tempo, ela entrega flexibilidade, já que um dos seus princípios é testar e analisar as soluções antes de tomar uma decisão definitiva. 

Tal metodologia ainda traz benefícios adicionais, como: 

• identificação e resolução de problemas e/ou erros nos processos; 
• maior engajamento das equipes envolvidas na implementação dos procedimentos; 
• mais assertividade na tomada de decisões, pois são baseadas em dados concretos; 
• melhoria contínua dos processos internos. 

Como aplicar o ciclo PDSA nas empresas?

Agora que você já sabe o que é ciclo PDSA e quais suas etapas, chegou o momento de aprender como usar essa ferramenta na sua empresa, considerando as etapas: planejar, fazer, estudar e agir.

Dito isso, continue a leitura para entender o que fazer nessas 4 fases!

1. Planejar 

A primeira etapa do ciclo PDSA — o P — é de planejar. Aqui, é crucial colocar no papel tudo o que for necessário para criar um plano de ação assertivo e alinhado com as metas da companhia. 

Logo, é preciso estabelecer:

• problemas encontrados, com possíveis causas e soluções; 
• times responsáveis pela execução das ações de melhorias; 
• objetivos a serem alcançados com essas mudanças; 
• prazos para os procedimentos serem implementados. 

A proposta é coletar o máximo de informações para fazer uma análise precisa da situação atual da empresa. Feito isso, é hora de partir para a segunda etapa, que é a execução do planejamento. 

2. Executar 

Após criar um plano de ação, você deve executar as ações previstas. Vale destacar que pode-se testar mais de uma hipótese — as possíveis soluções ou melhorias — para avaliar qual é a mais efetiva. 

Neste momento, não se esqueça de determinar uma data para o fim do experimento e monitorar de perto, certificando-se de sempre coletar os dados, uma vez que são essenciais para a terceira etapa do ciclo PDSA: estudar os resultados. 

3. Estudar 

A terceira fase do ciclo PDSA envolve estudar os resultados das ações. A ideia é pegar todos os dados que você coletou na segunda etapa e analisá-los cuidadosamente para verificar se os objetivos foram alcançados e o porquê. 

Nesse ponto, você pode comparar o antes e depois da implementação das melhorias para medir os resultados. No mais, a etapa ajuda a identificar se valeu a pena realizar as mudanças dos processos e, ainda, se houve algum efeito negativo para a organização. 

No final de tudo, os insights dessa etapa são vitais para a próxima fase, pois orientam as decisões futuras do negócio. 

4. Agir 

Você estudou os resultados das ações e obteve insights poderosos? Então, agora tem dois caminhos: implementar as melhorias ou descartá-las e propor novas hipóteses, reiniciando o ciclo PDSA. 

Caso decida seguir em frente com o plano inicial, saiba que é imprescindível continuar registrando os resultados. Desse modo, quando voltar para a primeira etapa — e, sim, isso é necessário depois de um tempo —, terá dados para orientar suas decisões. 

Aliás, sabia que o ciclo PDSA também pode ser útil para sua equipe de vendas? Pois é! Para potencializar os efeitos positivos dessa ferramenta, indicamos a adoção de um bom CRM de vendas, como o Clube. 

Com ele, você coleta informações e monitora todas as etapas da jornada comercial. Desse modo, é possível saber tudo o que acontece com a equipe, possibilitando a implementação de melhorias pontuais e alinhadas com os objetivos do seu negócio.