Micromanagement: a atenção aos pequenos detalhes que gera grandes problemas

Micromanagement ou microgerenciamento? Chame como quiser, evite se puder.

Você está praticando o microgerenciamento, ou está sofrendo com ele? Bom, seja você liderança ou liderado: saiba que essa palavra tem, muitas vezes, uma conotação negativa e não é à toa.

Sabemos que a liderança tem um papel fundamental no desempenho de uma equipe e, quando feita erroneamente, pode gerar graves consequências não apenas para a empresa, mas também para a saúde emocional dos membros do time. 

Logo, entender quais práticas devem ser evitadas durante uma gestão é tão importante quanto compreender e aplicar as boas. 

Por isso, neste artigo falaremos sobre o que é microgerenciamento, quais são seus prós e contras, como identificá-lo e como evitá-lo em sua organização.

Ao final você entenderá, de fato, se você é um microgerente, ou se está ou já esteve sob a gestão de um. 

O que é microgerenciamento?

Microgerenciamento é o comportamento da liderança que, no português claro, “não sai do seu pé”. Isso ocorre quando os gestores não dão abertura para que o seu time seja independente e, muitas vezes, sentem pavor disso!

“Como assim? Meu time está agindo sem me consultar? Sou eu quem está no controle!”

E aí, já viu alguma gestão assim?

No microgerenciamento, os líderes acabam exercendo um acompanhamento exagerado sobre as atividades do seu time, monitorando tudo com constante atenção aos mínimos detalhes. 

Além disso, observam cada passo dos seus subordinados por falta de confiança e acabam centralizando todas as decisões e atividades em si.

Os processos são avaliados de forma minuciosa e, eventualmente, se perde o interesse pela qualidade ou pela performance da equipe. Por isso, esse comportamento frequentemente gera cobranças muito desnecessárias para os membros do time.

Segundo a Harvard Business Review, o microgerenciamento é um comportamento desencadeado a partir de dois fatores:

• Os gestores querem se sentir mais conectados com sua equipe
• Os gestores se sentem mais confortáveis ao realizar tarefas do seu cargo antigo, ao invés de liderar seu time

Já o especialista em liderança, Mark Murphy, menciona o medo como um terceiro gatilho para tal comportamento: o medo de que o erro da sua equipe manche sua reputação. 

Há também quem diga que o micromanagement surge de uma vontade genuína do gestor em garantir o bom funcionamento da sua área. Uma boa intenção que se perde um pouco na execução: um ponto digno de debate.

Independente do que motiva esse tipo de gestão, estudos provam que os efeitos do micromanagement não são positivos. Uma análise da Associação Americana de Psicologia aponta que os colaboradores que se sentem microgerenciados têm um desempenho muito inferior.

Mas será que o microgerenciamento é tão negativo assim, em todos os casos?

Veja este outro conteúdo para impulsionar sua liderança: 5 faaes da dinâmica de formação de grupos

Quando usar o micromanagement?

Cada modelo de negócio tem suas particularidades e, às vezes, cabe fazer um microgerenciamento sim (e ficaremos felizes por isso).

Calma! Isso não é uma contradição.

Para desvincularmos o micromanagement de uma conotação negativa, precisamos lembrar que existem profissões e organizações que precisam de uma microgerência para operarem da melhor forma possível. Pense em um hospital, por exemplo, ou em um treinamento para bombeiros. 

Nesses casos, é necessário cuidar de cada etapa do processo, do início ao fim. Afinal, lida-se com vidas, então toda responsabilidade e cuidado é pouco.

Não estamos dizendo que, nestes cenários, é válido aplicar uma gestão obcecada pelo controle total. A referência aqui são os modelos de negócios extremamente técnicos e que precisam, sim, de um acompanhamento mais próximo para garantir o sucesso em suas atividades.

“Mas e em uma empresa tradicional? Quando devo aplicar micromanagement?”

O microgerenciamento pode se fazer necessário em alguns momentos. Nestes cenários, o micromanagement seria uma ação preventiva ou corretiva, mas não recorrente. Deve ser utilizado no início de um processo para garantir uma boa atuação dos colaboradores ao longo de sua jornada dentro da empresa.

Para isso, é importante que os processos sejam bem estruturados e os treinamentos bem aplicados e validados, a fim de prevenir erros durante um processo. A partir daí, basta confiar no potencial da equipe para que realizem seu trabalho, até que faça sentido uma correção ou uma intervenção. 

Por exemplo: vamos supor que você seja gestor de um time de vendas.

No início, o treinamento para a equipe é aplicado de forma mais rigorosa para que se tenha certeza de que todos os membros estão compreendendo quais são as boas práticas e os processos que devem ser seguidos dentro da área.

Tudo vai bem durante um tempo. O time bate suas metas sem problemas.

No entanto, depois de um tempo, você percebe que a equipe não tem alcançado os resultados esperados, ou que seu desempenho tem caído bastante. Uma das maneiras de reverter essa situação, é fazer um microgerenciamento e rever alguns processos ou práticas do seu time.

Depois das correções, deixe seu time livre para colocar em ação o que foi alinhado.

Quando NÃO usar o micromanagement?

Se você tem um onboarding bem estruturado de novos funcionários e aplica metodologias de correção (falaremos mais sobre isso), não há necessidade de examinar cada passo da sua equipe.

O importante é entender que o microgerenciamento aplicado de forma constante pode ser problema. 

Se limite a aplicar o microgerenciamento nas situações que abordamos no tópico anterior.

Então, se você tiver esses processos que mencionamos garantidos, não será necessário fazer uma microgerência da sua equipe.

Isso tem impactos muito negativos e é sobre isso que falaremos agora.

Quais são os impactos do microgerenciamento?

São muitos os cenários onde o microgerenciamento constante pode ser prejudicial para a saúde da sua empresa, principalmente no que diz respeito ao clima organizacional. Muitas vezes, os microgerentes acabam controlando coisas banais, gerando críticas desnecessárias à equipe.

Além disso, para evitar erros, os gestores acabam centralizando as decisões e atividades em si, sobrecarregando sua rotina. Ou seja, não há exatamente um beneficiado, pelo menos não a longo prazo.

Uma gestão como essa inibe a participação dos colaboradores na construção das metas e objetivos da empresa, e habilidades como criatividade e trabalho em grupo não são praticadas.

Contudo, como vimos, existem ocasiões onde o micromanagement é eficaz. Por isso, separamos aqui os impactos positivos de uma microgerencia.

Quando aplicado de forma sábia, o microgerenciamento pode: 

• Ajudar a alcançar resultados muito precisos
• Garante eficiência em processos técnicos 
• Previne erros graves 

Microgerenciamento em vendas remotas

Se já é difícil lidar com o microgerenciamento no escritório, imagine ter que lidar com isso em casa.

Mesmo depois de um tempo nos habituando ao home office, a gestão de um time de vendas remoto ainda pode assustar muitos gestores e ocasionar no microgerenciamento dessa equipe. 

“Será que meus vendedores estão fazendo ligações? Será que estão respondendo os e-mails dos clientes? Quantas reuniões eles têm feito durante o dia?”

Pode-se dizer que esses questionamentos são a “porta de entrada” para a aplicação de micromanagement.

Contudo, estar à distância do seu time não é sinônimo de falta de controle! 

Por conta desse sentimento, muitos gestores acabam fazendo reuniões de alinhamento além do necessário e solicitam muitas atualizações por acreditarem que o seus subordinados não exercerão suas atividades se não houver um cuidadoso monitoramento de suas ações.

Se você acha que apenas pelo fato de trabalharem em casa, sua equipe precisa ser vigiada e monitorada o tempo todo, saiba que você pode estar vetando o potencial de adaptação dos membros e todos os benefícios que o home office trouxe para as pessoas que o aderiram. Como saúde mental, por exemplo!

Inspire-se com essa frase de liderança:

Identificando uma microgerência

Muitas vezes, as bandeiras vermelhas não estão hasteadas o suficiente a ponto de serem realmente evidentes. Portanto, é preciso estar atento para ter certeza de que esse comportamento de microgerência não está afetando você ou sua área.

Por isso, separamos aqui alguns sinais para te ajudar a identificar um microgerenciamento:

• o gestor faz cobranças sobre questões irrelevantes;
• o gestor não delega atividades à sua equipe;
• frequentemente sugere alterações em relatórios ou outras atividades até que fique “do jeito dele”;
• nunca está satisfeito com as entregas;
• exige ser copiado em todas as trocas de e-mails;
• centraliza decisões e atividades para si;
• envolve-se nas funções de cada membro da sua equipe (até demais);
• tudo precisa da aprovação do gestor da área;
• o gestor não está interessado no resultado final, e sim em cada detalhe do processo.

Agora, se você se identificou com este tipo de gestão ou se vê inserido nele, é necessário entender como reduzir ou evitar o microgerenciamento.

Como reduzir o micromanagement?

Se você se identificou com esse tipo de gestão, é preciso mudar a sua mentalidade. A boa notícia é que se você chegou até aqui, essa não será uma tarefa tão difícil pra você.

No entanto, algumas práticas precisarão ser adaptadas. Veja abaixo algumas maneiras de reduzir o microgerenciamento.

Invista em treinamento e capacitação dos colaboradores

Para ter segurança em relação às atividades dos seus subordinados, é necessário aplicar treinamentos que estejam alinhados com suas funções, bem como mencionamos anteriormente.

Os treinamentos têm um papel fundamental para evitar erros graves e garantir a execução de cada etapa dos projetos.

Seja claro

Deixe nítidas suas expectativas em relação a resultados e à performance da sua equipe. Somente assim saberão onde precisam chegar, e como precisam alcançar essas metas.

Com isso, ficará mais fácil abrir mão das atividades, e delegar tarefas para cada membro do time.

Faça reuniões de feedback periódicas 

Ao invés de diariamente questionar sua equipe sobre os processos e resultados, agende reuniões em datas específicas para atualizações e feedbacks.

Para se sentir mais confortável, você pode começar com reuniões semanais com cada subordinado seu, e separe o que é realmente necessário atualizar, por exemplo: quantas vendas foram concluídas na semana, quais negócios estão em andamento, algo impactou as vendas durante esse período de tempo?

Aproveite também para oferecer apoio naquilo que seu time precisa, o que nos leva a próxima dica!

Escute sua equipe

Você só entenderá quais são os pontos fortes e fracos da sua equipe, se você permitir que façam seu trabalho e que se comuniquem contigo.

Para tanto, durante as reuniões de feedback, escute e procure atender as necessidades do seu time para que possam executar suas tarefas com excelência. 

Lembre-se, seu trabalho como gestor é apoiá-los e garantir o bom desempenho da equipe, e não fazer suas atividades. Priorize suas próprias atividades!

Tenha a tecnologia como aliada

Por que não apostar em soluções tecnológicas para melhorar sua gestão?

Atualmente é possível encontrar plataformas para comunicação interna, gestão de projetos, gestão comercial, e até de compartilhamento de ideias que são muito reconhecidas no mercado e utilizadas por grandes organizações.

Vale muito a pena considerar implementá-las para melhorar sua gestão, principalmente se estiver trabalhando em casa.

Separamos aqui algumas plataformas que podem te ajudar, olha só:

• Slack, para comunicação interna;
• Trello, para gestão de projetos;
• Notion, para compartilhamento de ideias;
• Agendor, para gestão do time de vendas.

Evitando o microgerenciamento com o Agendor

Sabemos que cada vendedor possui sua própria metodologia e suas técnicas de vendas para alcançar suas metas. Contudo, uma coisa é fato: todo e qualquer vendedor precisa de um bom CRM para executar suas tarefas.

Considerando um time de vendas, não há maneira mais assertiva de evitar o microgerenciamento do que oferecer-lhes um ambiente adequado de trabalho.

Imagine se seus vendedores precisassem usar a ferramenta mais burocrática e difícil do mercado para acompanhar suas vendas. Aposto que, dentro de uma semana, eles parariam de acessar a plataforma.

Consequentemente, você estaria no escuro sobre seu processo comercial e as atividades do time de vendas. E então, precisará cobrar um posicionamento sobre a carteira de cada um, frequentemente. Assim, se instala o microgerenciamento.

Foi pensando nisso que nasceu o Agendor: da necessidade real de oferecer uma plataforma de gestão comercial que fosse acessível em todos os sentidos, diferentemente das outras ferramentas encontradas no mercado.

Dessa forma, seus vendedores possuem em mãos um assistente virtual de vendas para que não esqueçam de nenhum compromisso com os clientes e um ambiente onde possam ter acesso a todas as informações da sua carteira de maneira centralizada, sem esquecer dos mínimos detalhes (nem da data de aniversário dos contatos!).

Além disso, a plataforma gera relatórios em tempo real para que você não precise constantemente questionar seus vendedores sobre suas vendas e seu time se torna mais independente.

Conheça o Agendor em 6 minutos: 

Para conhecer mais cada uma das vantagens do CRM do Agendor, inicie um teste gratuito da nossa plataforma. Assim, você pode entender na prática como evitar o microgerenciamento utilizando a nossa solução!

Soltando as rédeas

Se você for o gestor de um time, deixo um recado final: confie no seu trabalho! Você ocupa esta posição com o propósito de transformar a realidade da sua empresa e de cada pessoa do seu time através de resultados! 

E agora que você sabe reconhecer um microgerenciamento, não deixe que isso atrapalhe a sua jornada profissional.