Plano de ação: como criar um para a sua empresa? 5 passos!

Um plano de ação é uma ferramenta que permite organizar todas as atividades que precisam ser realizadas em uma empresa. 

Um dos seus principais objetivos desse método é ordenar os processos e, com isso, tornar as ações necessárias para alcançar os objetivos mais claras e direcionadas.

Ainda que seja um documento bastante simples, ele é essencial para o dia a dia dos profissionais, visto que norteia suas atividades e contribui para que nada deixe de ser realizado.

Principais aprendizados deste artigo

• O plano de ação é uma ferramenta de organização que pode ser utilizada em diferentes áreas de uma empresa, inclusive para viabilizar e estruturar projetos.
• Esse recurso pode ser usado em diversos setores, por exemplo, para organizar o departamento comercial, o financeiro, entre outros.
• Entre os objetivos que podem ser atingidos com o uso desse documento estão: definição mais clara de responsáveis pelas tarefas, redução de erros operacionais e aumento no volume de vendas decorrente da organização dos processos. Sobre como vender mais, confira a apresentação “8 dicas de como vender mais e bater suas metas”  

Por conta dessa característica, um plano de atividade ou plano de trabalho, com também pode ser chamado, pode ser aplicado em diferentes cenários de um negócio. 

Por exemplo, essa ferramenta pode ser utilizada para a elaboração de:

• planejamento estratégico, operacional e/ou tático;
• gerenciamento de projetos;
• criação de rotinas operacionais de cada departamento;
• análise e projeção orçamentária;
• plano de ação de vendas externas e internas.

Mas o que é preciso para criar um documento como esse aí, na sua empresa? Siga a leitura deste artigo e confira tudo sobre esse tema!

O que é plano de ação?

O plano de ação — também conhecido como plano de atividades ou plano de trabalho — consiste em um documento no qual devem ser registradas todas as tarefas que precisam ser realizadas para que um determinado objetivo seja alcançado pela empresa.

Além de ajudar a padronizar a execução das atividades, essa ferramenta também auxilia na criação de uma rotina para os profissionais, condição que pode contribuir muito para aumentar a produtividade individual dos colaboradores e dos times com um todo.

Geralmente em formato de planilha, a qual pode ser tanto digital quanto física, esse documento deve contemplar uma série de informações, tais como:

• tarefa a ser desempenhada;
• frequência de execução;
• objetivo dessa atividade;
• profissional responsável pela execução e pela conferência, se necessário;
• data de início e de término da tarefa (ou seja, quando deverá ser entregue).

Dependendo do propósito para o qual esse planejamento está sendo utilizado, pode ser necessário incluir também dados como:

• orçamento previsto;
• nome e contato dos parceiros envolvidos na atividade;
• riscos relacionados à tarefa;
• planos de contingência que podem ser acionados, se necessário.

Qual o objetivo do plano de ação? E os benefícios?

Um dos principais objetivos de um plano de ação é promover a organização das atividades empresariais, isso em diferentes frentes.

Como você pôde ver até agora, essa ferramenta ajuda a ordenar e a estruturar as mais diversas atividades que precisam ser realizadas em um negócio, sejam elas com foco em curto, médio ou longo prazo.

Mas sua aplicação pode ter como alvo o alcance de outros propósitos, tais como para:

• estabelecer o nível de prioridade de cada atribuição, deixando claro para os funcionários o que precisa ser feito a cada momento;
• contribuir para a criação de cronogramas, a exemplo dos usados para desenvolvimento de projetos, implementação de mudanças internas, entre outros;
• organizar tarefas complexas que envolvem a participação de vários departamentos;
• direcionar ações para atingir objetivos pontuais e específicos.

Benefícios do plano de ação

Com isso, diversos benefícios podem ser alcançados. Entre os que mais se destacam estão:

• aumento da produtividade;
• redução das falhas e/ou necessidade de retrabalho;
• otimização de custos operacionais;
• organização mais específica de processos internos;
• visão clara e rápida para os gestores sobre o que está sendo realizado e por quem;
• definição pontual de responsabilidades;
• aprimoramento da gestão de tempo, tanto individual quanto coletivo.

Dica para você! Confira, neste infográfico, quais podem ser os impactos negativos de microgerenciar seus colaboradores.

Quais tipos de plano de ação podem ser utilizados?

Uma das grandes vantagens do plano de ação é que se trata de uma ferramenta bastante flexível, que pode ser utilizada por empresas de diferentes portes e segmentos, bem como por meio de metodologias diversas.

Entre os diferentes tipos de plano de trabalho que você pode utilizar no seu negócio, estão os voltados para:

• planejamento estratégico;
• planejamento operacional;
• planejamento tático;
• planejamento orçamentário;
• definição de rotinas administrativas;
• elaboração e implementação de projetos;
• plano de ação de vendas.

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico consiste em identificar, organizar e executar diferentes ações necessárias para levar uma empresa a atingir os resultados esperados com uma determinada estratégia.

Essas estratégias podem ser, por exemplo, lançar um novo produto no mercado, aumentar o volume de vendas, elevar o faturamento em X% em seis meses, entre outros.

Porém, para chegar a objetivos como esses é bem importante seguir um roteiro, uma ordem, assim como definir claramente as responsabilidades de cada profissional envolvido. 

Somente dessa forma é possível ter harmonia e conformidade nas operações e, com isso, chegar ao que foi proposto inicialmente.

Planejamento operacional

O planejamento operacional segue o mesmo princípio, com a diferença de que esse plano de trabalho é focado em definir, gerenciar e acompanhar as tarefas que precisam ser executadas para alcançar um determinado objetivo.

Por conta disso, o plano de atividade voltado para esse fim deve contemplar pontos como:

• lista das atividades a serem realizadas;
• responsáveis por cada uma delas;
• definição do fluxo de trabalho;
• estrutura da equipe.

Planejamento tático

Podemos dizer que o planejamento tático é o elo entre o planejamento estratégico e o operacional. O motivo é que ele é o responsável por determinar metas, prazos, processos, ferramentas e recursos para que a empresa chegue ao objetivo proposto.

Por essa característica, o plano de trabalho se torna uma das melhores ferramentas para estruturar e ordenar todos esses pontos que acabamos de citar.

Planejamento orçamentário

Como o próprio nome sugere, o planejamento orçamentário se refere à parte financeira de um negócio, indo das contas a pagar e a receber, à contabilização de lucros e prejuízos, entre outras práticas relacionadas.

Nesse caso, a elaboração de um documento como um plano de ação ajuda na estruturação do departamento responsável por esse serviço, criando uma rotina clara de ações que precisam ser seguidas pelos profissionais.

Seguir essa diretriz evita, por exemplo, falhas operacionais que, dependendo do tamanho, podem gerar importantes perdas financeiras para a companhia.

Definição de rotinas administrativas

A elaboração de um plano de trabalho para as rotinas administrativas, independentemente de qual seja o departamento, leva ao mesmo resultado. 

Ou seja, a criação desse documento ajuda para que as atividades sejam bem alinhadas, estruturadas e definidas, contribuindo para reduzir o índice de erros que podem comprometer o crescimento e o sucesso do negócio.

Elaboração e implementação de projetos

O gerenciamento de um projeto contempla várias etapas, entre elas estão escolher as ferramentas certas para sua execução e gerir os talentos envolvidos nessa proposta.

Mas como fazer essas e outras ações sem deixar de atender prazos, comprometer os interesses dos envolvidos e ainda chegar ao resultado esperado? Uma das melhores maneiras é registrar e estruturar tudo o que é preciso realizar em um plano de trabalho.

Plano de ação de vendas

O plano de vendas de uma empresa é um recurso essencial para organizar todas as etapas que contemplam o processo comercial de um negócio.

É por meio desse planejamento que se define, por exemplo:

• metas que precisam ser atingidas;
• estratégias que podem ser adotadas para potencializar a atuação dos vendedores;
• formas de engajar e motivar os profissionais.

Entretanto, ele também é uma importante ferramenta para trabalhar pontos como:

• gargalos que estão afetando negativamente o volume de vendas;
• análise de métricas e desempenho;
• comparação da performance da empresa com outras do mesmo mercado. 

Em resumo, um plano de ação voltado para vendas é fundamental para que todas as atividades que envolvem essa área sejam devidamente alinhadas, acompanhadas, gerenciadas e monitoradas.

EXTRA! Confira, no infográfico abaixo, o que não pode faltar em um bom plano de ação de vendas externas!

Como elaborar um plano de ação? 5 passos!

Para elaborar um plano de ação eficaz, nossa sugestão é que você siga estes cinco passos:

1. Defina qual objetivo pretende alcançar
2. Estabeleça metas possíveis de serem atingidas
3. Relacione todas as tarefas necessárias para chegar a este fim
4. Estruture todos esses pontos de uma forma visualmente clara
5. Reveja o planejamento periodicamente

1. Defina qual objetivo pretende alcançar

Não há como escolher um caminho para seguir se você não tiver bem claro na sua mente aonde quer chegar, concorda?

Por isso, o primeiro passo de um plano de atividade, independentemente do setor da sua empresa no qual esse documento será utilizado, consiste em determinar o objetivo dessa prática.

Somente a partir dessa definição você conseguirá pensar em quais outras ações precisará tomar. Isso acontece porque o objetivo está diretamente relacionado a questões como: 

• quais ações são necessárias para chegar a esse propósito;
• quantidade de funcionários para executar essas tarefas;
• recursos financeiros e tecnológicos que serão precisos, entre outros pontos relacionados.

2. Estabeleça metas possíveis de serem atingidas

Uma vez que o primeiro passo esteja resolvido, você pode partir para a definição das metas que devem ser alcançadas para chegar ao objetivo definido. 

Quanto a isso, dependendo da aplicação do plano de trabalho, pode acontecer de ser necessário atingir primeiro metas menores para, somente depois, chegar às maiores.

Mas, independentemente dessa condição, é essencial que todas as metas determinadas sejam realmente possíveis de serem alcançadas. Do contrário, pode desmotivar os profissionais envolvidos e afetar seus desempenhos e resultados.

3. Relacione todas as tarefas necessárias para chegar a este fim

E o que precisa ser feito para atingir essas metas? Para responder essa pergunta você precisa relacionar todas as tarefas que precisam ser executadas para chegar a esse fim.

A ideia aqui é listar absolutamente todas as atividades que contemplam o planejamento em questão, inclusive definindo prazos e quem serão os responsáveis.

Neste ponto, quanto mais detalhada for essa descrição, mais fácil será a compreensão e a execução por parte dos profissionais envolvidos. 

4. Estruture todos esses pontos de uma forma visualmente clara

Lembra que falamos que esse documento geralmente é uma planilha? Pois bem, com os passos anteriores concluídos, agora você precisa passar todos eles para essa ferramenta.

A finalidade aqui é registrar todas as diretrizes e dispô-las em um formato visual que favoreça o entendimento, que seja de fácil acesso, e que auxilie o dia a dia dos colaboradores e gestores.

5. Reveja o planejamento periodicamente

Por mais que tudo esteja alinhado e que os resultados definidos inicialmente estejam sendo atingidos, é fundamental rever o seu plano de ação de tempos em tempos.

Quanto a isso, saiba que não há uma regra sobre o intervalo com a qual a revisão deve ser realizada — porém, ela deve ser feita.

Uma das razões é que cada plano de trabalho tem um direcionamento, por conta disso, necessita de ajustes distintos. Por exemplo, se for voltado para rotina administrativa, pode ser que o uso de novas tecnologias exija que os processos internos sejam revistos. 

No caso de vendas, metas atualizadas, adoção de estratégias mais modernas, ou mesmo a implementação de um CRM, podem ser fatores que levam à necessidade de ajustar o plano de atividades.

Em um plano de ação, quais são os fatores externos?

Outro importante detalhe que você precisa saber sobre criação de um plano de ação é quanto a influência de fatores externos.

Como sugerido pelo nome, são condições e situações externas à sua empresa, mas que podem afetar diretamente a dinâmica do seu negócio.

Um bom exemplo foi a Covid-19, que afetou as vendas na pandemia e diversas outras tarefas corporativas. 

Como muitos desses fatores externos são impossíveis de serem previstos, é bem importante que o seu plano de trabalho não seja tão rígido. A flexibilidade, em momentos como esse, é uma característica essencial para que a companhia consiga se adaptar mais rapidamente à situação imposta, assim como minimizar os efeitos negativos que podem atingir seus funcionários, clientes e parceiros de negócio.  

Como fazer um plano de ação para atingir metas de vendas? 5 dicas!

E já que comentamos sobre vendas em planos de ação, que tal algumas dicas de como fazer um planejamento desse tipo para ajudar você e seu time a atingirem as metas?

Sobre isso, sugerimos que você inclua no seu plano de atividades:

1. bons treinamentos para a equipe de vendas;
2. metas realmente alcançáveis;
3. formas de aprimorar o conhecimento sobre as necessidades e preferências do seu público-alvo;
4. métodos e abordagens para motivar os vendedores;
5. indicadores que ajudem a mensurar a evolução da área.