Matriz de gerenciamento de tempo: como priorizar pendências para dar conta de tudo?

Diante de tantos afazeres em nossa rotina, fica difícil saber priorizar nossas pendências a fim de conseguir manter todas as entregas no prazo. Você provavelmente já sentiu isso em seu dia a dia, acertei?

Muitas vezes, podemos dedicar tempo demais a tarefas não tão importantes, e nos descuidamos de questões mais urgentes e verdadeiramente relevantes.

A consequência disso é ficar trabalhando de madrugada e aos finais de semana para dar conta de tudo, o que não é nada saudável, afinal, esse desequilíbrio de vida pessoal e profissional pode gerar ansiedade e estresse.

Todos nós precisamos de um período de lazer para curtir nossa família, sair com amigos, ou simplesmente ficar horas no sofá maratonando boas séries, não é mesmo?

E se você não está conseguindo ter o melhor dos dois mundos, que é estar em dia com suas tarefas e ter um bom tempo de descanso, você pode estar administrando seu tempo da maneira errada.

Inclusive, uma gestão de equipe sem um bom gerenciamento de tempo também pode trazer consequências desagradáveis tanto para os membros do time, quanto para a empresa. 

A falta de clareza das atividades prioritárias, pode impactar a saúde mental e produtividade dos colaboradores e, consequentemente, o crescimento financeiro de uma organização.

Para evitar todos esses resultados negativos, neste artigo apresentaremos a matriz de gerenciamento de tempo, quais são suas vantagens, e como utilizá-la na gestão de equipes. Boa leitura!

O que é a matriz de gerenciamento de tempo?

A matriz de gerenciamento de tempo é também conhecida como Matriz de Eisenhower. 

Essa metodologia de gestão de tempo foi desenvolvida por Dwight D. Eisenhower, militar e trigésimo quarto presidente dos Estados Unidos da América. Ela consiste em uma ferramenta visual que permite a categorização de pendências por dois critérios: sua importância e sua urgência.

Uma famosa citação de Eisenhower diz: “o que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”. Por isso, conseguir definir prioridades é tão difícil em nossa rotina, afinal, confundimos bastante esses dois aspectos.

Mas importante e urgente não são a mesma coisa?

Não! Essas duas palavras não possuem exatamente a mesma semântica.

Tarefas importantes são aquelas que possuem impactos muito significativos no seu trabalho, nas suas metas e nos resultados do seu time. Não resolvê-las pode gerar consequências graves e indesejáveis.

Já as tarefas urgentes são demandas que precisam ser atendidas com rapidez, que possuem um prazo imediato.

Como fazer a matriz de gerenciamento de tempo?

Com base nesses dois critérios, importância e urgência, a matriz de gerenciamento de tempo é dividida em 4 quadrantes, em um plano cartesiano, onde as tarefas são divididas da seguinte forma:

• Quadrante 1: tarefas importantes e urgentes;
• Quadrante 2: tarefas importantes e não urgentes;
• Quadrante 3: tarefas não importantes e urgentes;
• Quadrante 4: tarefas não importantes e não urgentes.

Imagem: RevistaSIM

Primeiro, é preciso desenhar um plano cartesiano. Na vertical, está o eixo da importância; e na horizontal, o eixo da urgência.

Depois, faça uma lista de todas as tarefas que precisam ser feitas em determinado período de tempo. 

Agora, é hora de distribuir as tarefas em cada quadrante de acordo com sua prioridade.

Para te ajudar com isso, vamos entender cada quadrante separadamente:

Quadrante 1

Aqui, estão as tarefas importantes e urgentes, ou seja, suas prioridades!

Afinal, elas possuem impacto direto em seus resultados e um prazo determinado. Portanto, não podem ser deixadas para depois.

Quadrante 2

Neste quadrante, você deve colocar as tarefas que são igualmente importantes em relação ao primeiro quadrante, mas que não possuem prazo para serem concluídas.

Sendo assim, você deve ter um planejamento melhor para essas tarefas e definir um agendamento para realizá-las. O recomendável é que isso seja feito somente depois de ter finalizado as tarefas do quadrante anterior.

Quadrante 3

As atividades não importantes e urgentes ficarão neste quadrante.

Neste contexto, é válido fazer uma reflexão sobre essas tarefas. 

Algumas atividades podem possuir apenas uma urgência, um prazo imediato para serem realizadas, e isso não significa que impactam diretamente as metas. É preciso ter cuidado para não nos confundirmos e inserir essas pendências no primeiro quadrante. 

Isso pode atrapalhar as tarefas verdadeiramente essenciais podendo, de fato, prejudicar resultados. Logo, muitas vezes é necessário focar nessas questões depois de “zerar” os outros quadrantes. 

Quadrante 4

Quando você identificar tarefas não importantes e não urgentes, tenha em mente que a matriz de gerenciamento de tempo tem como objetivo priorizar tarefas que são mais relevantes.

Em vista disso, é recomendável descartar ou deixar para depois as tarefas que se encontram neste quadrante.

Depois de organizar sua matriz, coloque a mão na massa e foque nas suas prioridades!

Vantagens da matriz de gerenciamento de tempo

A organização e o planejamento são cruciais para obter bons resultados, em qualquer área da sua vida. Normalmente, nos distraímos e focamos em questões irrelevantes que impactam diretamente nossa produtividade.

Utilizando a matriz de gerenciamento de tempo, além tornar sua rotina e sua equipe mais produtiva, ela traz vantagens como:

• direciona seu foco mais precisamente;
• mais clareza sobre o que deve ser feito;
• reduz ansiedade, uma vez que a equipe sabe exatamente o que fazer e consegue dar conta de tudo;
• delegação de tarefas mais assertivas;
• evitar procrastinação, já não existem pilhas de coisas para resolver de uma vez só;
• menos tempo perdido;
• menos surpresas.

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Como aplicar a matriz de gerenciamento de tempo na gestão de equipes?

A primeira dica é: sente-se com sua equipe e faça uma reunião de definição de metas. Antes de qualquer coisa, é preciso ter claros seus objetivos da área.

Depois, desmembre a meta em tarefas que devem ser feitas para atingir esse objetivo e distribua-as nos quadrantes da matriz. 

Essa é uma excelente maneira de contribuir para que sua equipe foque no que realmente é necessário. Uma pesquisa da Workfront, empresa estadunidense de software, aponta que somente 39% do expediente de trabalho é focado, de fato, no trabalho.