Sistema de Atendimento via Whatsapp: Planejamento e Dicas Para Melhorar!

O WhatsApp é uma ótima ferramenta para empresas que desejam prestar um bom atendimento aos clientes. O aplicativo de troca de mensagens é muito usado em estratégias de relacionamento com o cliente no meio virtual, uma vez que facilita a comunicação entre as duas partes. 

Não é muito difícil entender a importância do WhatsApp para a estratégia de atendimento das empresas: quando você acorda pela manhã, qual é o primeiro aplicativo que você abre no celular? Provavelmente você dá uma conferida no WhatsApp antes de todas as outras redes sociais. 

Consequentemente, muitas empresas percebem, no WhatsApp, uma grande oportunidade de oferecer ao cliente um canal de atendimento eficiente, que visa melhorar a experiência do consumidor sem precisar fazer um grande investimento e gastar muito dinheiro. 

Apesar disso, como qualquer outro tipo de estratégia dentro de uma empresa, é preciso tomar todo o cuidado para o feitiço não virar contra o feiticeiro. Por isso é necessário um grande estudo e traçar uma estratégia perfeita para garantir um bom atendimento no aplicativo. 

Planejando o atendimento via WhatsApp

Primeiramente, todo mundo sabe que o WhatsApp é um canal completamente acessível, e dessa forma permite o alcance de uma grande base de clientes, maior do que seria possível com outras ferramentas como o tão utilizado e-mail. 

Além disso, a estratégia de usar a ferramenta como meio de atendimento ao cliente possibilita uma maior, e melhor, interação entre o cliente e a empresa.  tornando possível um aumento significativo nas vendas. Ou seja, usar bem o WhatsApp é igual a bom faturamento. 

Mas se a ferramenta for usada de forma equivocada ou errônea, pode acabar descambando para resultados negativos. Por isso, um bom planejamento para o atendimento por WhatsApp é essencial. A StayApp montou um pequeno passo a passo para você!

1 – Objetivo

O primeiro passo de um bom planejamento é a definição do objetivo a ser alcançado. É do objetivo (ou dos objetivos, caso seja mais do que um), que serão definidas todas as metas e os meios de alcançá-las. 

Existem diversos tipos de atendimento que podem ser definidos para serem realizados por WhatsApp, porém, você escolherá a forma que cabe melhor ao seu objetivo e aos seus clientes. 

Dito isso, uma das estratégias que mais funcionam para qualquer tipo de objetivo é o pós-venda. Esse tipo de atendimento dá suporte às dúvidas de clientes e qualquer outras questões que surgem após as vendas. 

Sobretudo, o WhatsApp facilita o contato de clientes insatisfeitos, amenizando a tensão e solucionando os problemas.

2 – Base de clientes 

Antes de começar, é preciso fazer um levantamento de todos os contatos que serão atendidos pelo WhatsApp. 

Com uma base pré-definida, fica bem mais fácil administrar os contatos e o planejamento de fluxo de mensagens. Além disso, é possível controlar os recursos que serão investidos nessa área. 

Em contraste, se não houver um domínio dos clientes que serão atendidos pela ferramenta, todo o trabalho operacional pode ser prejudicado. 

3 – Fluxo otimizado

Como funcionará o processo de atendimento? É preciso definir um fluxo de mensagens que atenda e se adeque ao perfil de seus clientes. Sobretudo, as respostas devem ser enviadas no tempo exigido.

É preciso definir a capacidade da equipe e os recursos tecnológicos necessários para implantar essa operação. 

6 Dicas para um bom atendimento via WhatsApp

Agora que você sabe como começar, está na hora de pegar algumas dicas para arrasar na hora de fazer o atendimento!

1 – WhatsApp Business

O WhatsApp corporativo é usado por empresas que fazem o atendimento pela ferramenta. Também chamado de WhatsApp Business, ou WhatsApp empresas, conta com uma série de funcionalidades específicas para quem trabalha com a ferramenta. 

Ni principio, para fazer o cadastro na ferramenta, você poderá incluir uma série de informações necessárias para traçar o perfil da sua empresa na ferramenta digital. 

Também existem tags para categorizar clientes, algumas métricas e configurar respostas automáticas.

2 – Número exclusivo 

Não dá para usar contas particulares para tratar de negócio, não é mesmo? Por isso, o número que terá cadastrado o WhatsApp Business precisa ser próprio da empresa, número comercial. 

O ideal e ter um chip com um número exclusivo para o WhatsApp Business.

3 – Horário de atendimento

Provavelmente a sua equipe não terá condições de atender 24 horas por dia, não é mesmo? Por isso, é preciso estabelecer, desde o início, um horário certo para o atendimento. 

Na hora de cadastrar no WhatsApp Business, assinale no local indicado para isso o horário de atendimento. Isso, certamente, evitará frustrar as expectativas de seus clientes.

4 – Treinar equipe 

Para que o atendimento por WhatsApp seja realmente eficaz, é necessário contar com uma equipe dedicada e, acima de tudo, muito bem treinada pela empresa para prestar um bom serviço. 

Una a equipe e mostre como usar o app, como usar todas as suas funcionalidades e como operá-lo de uma forma extremamente eficiente. .

também é preciso conhecer as políticas da empresa, características dos produtos, preços e tudo mais que for possível. 

5 – Respostas automáticas

Outra funcionalidade extremamente importante que o WhatsApp Business oferece são as respostas automáticas. 

Dessa forma, quando não houver um atendente disponível o cliente poderá receber uma mensagem automática, como por exemplo uma saudação até mesmo uma mensagem com algumas informações.

6 – Divulgação

Enfim, é preciso divulgar o novo canal de atendimento para os seus clientes. Alias, eles precisam saber que existe para usá-lo.

Você pode usar as mídias sociais de sua empresa para fazer a divulgação certa da funcionalidade. 

Sobretudo, é importante que os clientes saibam que ele existe para que possam incluir seu número entre seus contatos.