Comunicação assíncrona: o que é, boas práticas e ferramentas

Comunicação assíncrona é aquela que não acontece em tempo real. O emissor envia a mensagem e o receptor pode acessá-la e respondê-la quando desejar. O modelo é mais conveniente para quem recebe, porém requer objetividade, já que não é possível tirar dúvidas no mesmo momento. Um exemplo é o email.

Levantar e ir até a mesa de um colega para pedir uma informação é algo cada vez mais raro de se ver no cotidiano das empresas.

Primeiro porque, desde o início da pandemia, boa parte dos negócios tem adotado o trabalho remoto. Mas, mesmo entre as equipes que seguem trabalhando presencialmente, é recomendado evitar interrupções quando não há urgência.

Em ambos os casos, pode ser preciso recorrer à comunicação assíncrona, ou seja, aquela que não ocorre em tempo real, para se comunicar com outros colaboradores.

Se você tem dúvidas sobre o que é e como se comunicar de maneira assíncrona com efetividade, continue a leitura do artigo!

O que é comunicação assíncrona?

Comunicação assíncrona é toda comunicação que não ocorre em tempo real. Nela, o interlocutor pode ler ou ouvir a mensagem na hora que desejar e só então respondê-la. Um exemplo comum é o email.

Para quem recebe a mensagem, a comunicação assíncrona é mais conveniente. Porém, para evitar a perda de agilidade, é preciso seguir algumas boas práticas, como priorizar a objetividade e a clareza na hora de se comunicar. 

Isso porque, como as duas pessoas não estão conversando em tempo real, caso seja necessário esclarecer algum ponto, a dúvida inicial pode levar mais tempo para ser respondida.

E o que é comunicação síncrona?

Depois de entender o que é comunicação assíncrona, fica fácil saber do que se trata o seu oposto, não é? Ainda assim, vale mencionar alguns exemplos.

Na comunicação síncrona, emissor e receptor conversam em tempo real, seja qual for o meio utilizado. Pode ser por telefone, presencialmente, em uma reunião por videoconferência, entre outros. 

Como ter uma comunicação assíncrona efetiva? Boas práticas para seguir na empresa

Nas empresas, a comunicação assíncrona pode trazer diversos benefícios para os colaboradores, que não precisam se preocupar em responder imediatamente e têm mais tempo para refletir sobre as questões.

Porém, algumas demandas não podem demorar dias até que sejam solucionadas. Sendo assim, como ter uma comunicação assíncrona efetiva? A seguir, compartilhamos algumas boas práticas.

Comunique-se de forma clara e objetiva

É importante ter clareza e objetividade na hora de comunicar-se de forma assíncrona. Coloque-se no lugar do interlocutor para saber se ele vai conseguir compreender a mensagem.

Isso porque, se o receptor não entender o que o emissor quis dizer, pode ser difícil tirar a dúvida na mesma hora. Com isso, a tarefa pode ser feita de maneira errada ou deixada para depois.

Lembre-se: no modelo assíncrono, não há troca imediata de informações. Cuidado para não deixar que isso cause procrastinação.

Tenha organização

Essa é uma dica especialmente voltada para as lideranças. Na comunicação assíncrona é preciso se organizar com o planejamento, garantindo que toda a equipe esteja alinhada. 

Cabe aos líderes direcionarem o que deve ser tratado de forma síncrona ou assíncrona, além de organizar e delegar atividades. 

No caso de tarefas que demandem mais análise, o melhor é a comunicação assíncrona. Já um tema que requer debate pode pedir por uma conversa em tempo real. Mais adiante, falaremos sobre quando usar cada formato.

A ideia não é microgerenciar, mas sim criar um ambiente produtivo, em que todos trabalham focados no objetivo certo.

Ferramentas de comunicação assíncrona

Agora que você já sabe o que é comunicação assíncrona, conheça algumas ferramentas que podem facilitar essa prática. Elas são úteis tanto para equipes remotas quanto para aquelas que trabalham lado a lado.

1. Google Workspace

O Google Workspace (antigo G Suite) inclui diversas ferramentas, várias delas úteis para equipes que precisam se comunicar de maneira assíncrona. Gmail e Google Docs são alguns exemplos. 

Com elas é possível trabalhar de maneira assíncrona em documentos de diversos formatos, deixando comentários e sugestões de edição. A versão para empresas é paga pode ser personalizada com o nome e domínio da organização.

2. Slack

O aplicativo de mensagens Slack está disponível em versão gratuita (com limitações) e paga e é bastante popular entre as empresas, mesmo as que trabalham de maneira presencial. 

A ferramenta transfere para um chat as mensagens tradicionalmente trocadas por email. É possível criar canais para as diferentes equipes, projetos ou assuntos de interesse. Claro que o app pode ser usado para comunicação síncrona, caso os usuários desejem, mas é possível também ler as mensagens quando for mais conveniente.

É importante também que a equipe esteja alinhada sobre os horários em que deve estar online. É recomendado não enviar mensagens fora do horário do expediente (para equipes em diferentes países, leve em consideração o fuso horário), sendo preferível o email nesses casos. 

3. Ferramentas de gerenciamento de projetos

Existem diversas ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis atualmente. Pagas, gratuitas, mais ou menos customizáveis, elas ajudam a criar tarefas, definir prazos e distribuir atividades entre os membros de cada equipe e ainda podem ser integradas a outros aplicativos. 

É possível ainda deixar comentários que podem ser respondidos no momento mais oportuno para cada pessoa. Alguns dos exemplos mais conhecidos são Trello, Asana, Monday e Notion.

4. Loom

Às vezes, fica difícil dar um feedback ou pedir alterações por meio de texto. Nesses casos em que é preciso mostrar algo visualmente, é possível usar ferramentas que gravam a tela e o áudio. Uma das mais populares é o Loom. Com ele você consegue explicar seus pontos e orientar os colegas de maneira simples.

A plataforma tem uma versão gratuita, mas com tempo de gravação e espaço de armazenamento limitados.

Comunicação síncrona ou assíncrona? Quando é melhor usar cada uma?

Em algumas situações, a comunicação síncrona pode ser a melhor opção. É o caso de um brainstorming, de conversas sobre uma campanha futura, de um planejamento para o próximo trimestre. Nesse formato, é possível trocar ideias, falar de preocupações e outros tópicos em tempo real, evitando mal-entendidos.

Porém, isso exige uma logística para que todos os interessados possam participar, e os custos são altos, pois é preciso que vários colaboradores dediquem uma ou mais horas de trabalho a esses encontros. Por isso, avalie sempre a real necessidade para evitar as famigeradas reuniões que poderiam ter sido um email.

A comunicação síncrona também é indicada para aqueles momentos em que há urgência, ou seja, é preciso tomar decisões de maneira rápida, que não podem ser tomadas de outra maneira. Aqui, entram comunicados importantes como demissões e promoções, decisões sobre projetos, celebrações, mudanças de direção. 

Depois de uma comunicação síncrona, é importante que a equipe não saia com a sensação de que perdeu tempo. Se for esse caso, é provável que a conversa em tempo real tenha sido desnecessária.

Além disso, reuniões e ligações não são as únicas maneiras de se comunicar de forma síncrona. Os chats como o já mencionado Slack também são eficientes para isso.

Essa reunião poderia ter sido um email?

Já a comunicação assíncrona é ideal para assuntos que exigem reflexões e discussões mais profundas. 

Depois de uma conversa em tempo real com alguém, você já ficou pensando que poderia ter dado uma resposta melhor ou mais completa? Ao encontrar um email na sua caixa de entrada, é possível pensar sobre o tema com calma antes de dar sua opinião.

Outro benefício da comunicação assíncrona são os registros. Uma thread de emails é mais fácil de consultar posteriormente do que o que foi dito em uma reunião, concorda?

A comunicação assíncrona também é essencial para quem trabalha de maneira remota, sobretudo para equipes que estão em diversos países, em vários fusos horários.

Use a comunicação síncrona e assíncrona de forma complementar

Por fim, é importante dizer que os modelos síncrono e assíncrono não são excludentes. Eles podem ser usados de forma complementar para melhores resultados. 

Por exemplo, uma reunião presencial pode ser mais produtiva se os tópicos a serem tratados tiverem sido enviados antes, de forma assíncrona, por email. 

Se a ideia é conversar sobre um relatório, que tal compartilhá-lo com antecedência? Dessa maneira, todos já podem chegar com insights, em vez de gastar um tempo precioso do encontro fazendo a análise.

E a sua empresa, quais formatos de comunicação adota? Tem outras dicas para tornar a comunicação síncrona ou assíncrona mais eficiente? Se estiver precisando de ideias para a gestão do seu time, confira o nosso Kit de Gestão de Marketing Digital. Basta preencher o formulário abaixo para acessá-lo gratuitamente.

Perguntas frequentes:

O que é comunicação assíncrona?

Comunicação assíncrona é aquela que não acontece em tempo real. O emissor envia a mensagem e o receptor pode acessá-la e respondê-la quando desejar ou puder?

Qual a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona?

Na comunicação síncrona, os participantes da conversa atuam simultaneamente, enviando e recebendo mensagens em tempo real imediatamente. Já a assíncrona ocorre de acordo com a disponibilidade do receptor de responder a mensagem do emissor, com a compreensão dos envolvidos que não será imediato.