Como criar uma assinatura de email profissional, completa e criativa [+ ferramenta]

Você já recebeu um email com uma oferta interessante, quis entrar em contato com quem enviou e se frustrou ao não encontrar nenhuma informação sobre a pessoa? Esse problema seria resolvido com a simples inclusão de uma assinatura de email.

A intensa competição pela atenção não permite o desperdício de uma oportunidade assim. Mas e você, será que está sinalizando corretamente seus dados em suas mensagens eletrônicas? É bem simples e pode ser mais útil que um cartão de visita!

Neste post, vamos mostrar por que e como criar uma assinatura de email profissional. Continue lendo para saber como fazer a sua!

O que é uma assinatura de email?

Antes de mais nada, aqui não estamos falando sobre a assinatura de newsletters, hein? A conversa é sobre criar uma assinatura de email profissional para os seus próprios envios, ou os da sua empresa.

Mas o que é uma assinatura de email, especificamente? 

Ela nada mais é que o conjunto de informações sobre o remetente de um email, localizada após a mensagem. Em geral, contém o nome, o telefone, o cargo e a empresa na qual trabalha a pessoa que enviou a comunicação. A assinatura de email pode, também, ter uma foto e links para site e redes sociais.

Então é isso, estamos alinhados sobre o tema! Agora, vamos ver por que você precisa criar uma assinatura de email e como fazer isso.

Por que você deveria criar uma assinatura de email?

Em tempos em que a internet está cada vez mais apócrifa, uma mensagem de credibilidade exige a identificação de quem a enviou. Só esse fator já deveria ser suficiente para querer criar uma assinatura de email que deixe claro que você é o remetente.

É dentro desse critério que se encaixa, também, o que mencionamos logo na abertura deste post. Imagine conseguir despertar o interesse da pessoa que recebeu o seu email, fazendo com ela queira continuar a conversa, ou até mesmo fechar uma compra, mas perder essa oportunidade por falta de uma simples assinatura de email?

Em uma nota pessoal, vou deixar mais um motivo: eu recebo tantos emails e leio tantos todos os dias que, às vezes, esqueço quem mandou o que estou lendo. A assinatura no final ajuda a botar os pensamentos em ordem!

Por fim, usando uma simples ferramenta, como veremos a seguir, é possível incluir referências à sua marca e até mesmo outros pontos de contato para o destinatário do email.

O que a sua assinatura de email precisa ter

Se você quer oferecer um texto simples, foque no básico: coloque seu nome, telefone (fixo, celular e/ou WhatsApp), email, cargo e empresa. Com essas informações, seu destinatário já tem referências suficientes para desenvolver um bom nível de confiança em você.

Claro que, dependendo do seu mercado, criar assinatura de email pode exigir outros dados. Se trabalha em um estabelecimento comercial, o endereço é relevante. Da mesma forma, se você vende exclusivamente pela internet, coloque o site do seu negócio.

O uso de cores e elementos gráficos na assinatura de email é legal?

Colocar apenas letras e números nas assinaturas de email parece meio tradicional demais, até meio chato, não é mesmo? Com as melhorias tecnológicas das ferramentas, é possível criar formatos criativos, que usem também imagens e logotipos.

Antes de mais nada, analise que tipo de personalização a sua empresa e o seu mercado permitem — tanto em termos de regras quanto de estilo mesmo. Procure usar a paleta de cores da sua marca, criando uma identificação com ela.

A sua foto também pode criar um grau de confiança maior, pois a pessoa vai sentir que, de fato, há um ser humano conversando com ela. O posicionamento pode ser logo acima ou ao lado das suas informações para que a imagem não fique perdida no email.

Devo colocar os ícones das minhas redes sociais na assinatura de email para direcionar o tráfego?

Outra coisa que gera mais credibilidade — e ainda deixa sua assinatura de email mais agradável visualmente — é inserir um link para suas redes sociais. Esse é um fator que também vai na linha de “olha, essa pessoa existe mesmo”. Fica mais legal usar os logos do LinkedIn, Behance, Instagram, etc., para não exagerar nas letras e números.

Caso prefira, as redes sociais incluídas podem ser as da sua empresa. O mesmo vale para trocar a sua foto pelo logo do seu negócio. É uma boa ideia, inclusive, testar quais formatos geram mais engajamento!

Vale lembrar que, além de conferir se você existe mesmo, muitas pessoas gostam de continuar conversas profissionais pelas redes sociais. Então é uma boa ideia usar os ícones de redes sociais para direcionar o tráfego, também.

Mais dicas para criar uma assinatura de email

Eu espero que as ideias que trouxemos acima já tenham sido úteis para você. Porém, para reforçar conceitos, dê uma olhada em mais dicas para criar uma assinatura de email que reforça a sua imagem pessoal e potencializa contatos:

Não sobrecarregue com muitas informações

No decorrer deste post, eu trouxe vários exemplos de informações escritas e gráficas que podem ser incluídas ao criar uma assinatura de email. Porém, é importante avaliar o que é realmente relevante para o seu mercado conseguir entrar em contato com você.

Assim, não exagere e deixe só o que será útil para reforçar relações comerciais e deixar clara a sua identificação pessoal.

Trabalhe com uma paleta de cores e fontes padrão

Caso faça parte de uma organização, é interessante que a sua assinatura de email siga a paleta de cores e as fontes proposta pela marca. Isso reforça a credibilidade da sua mensagem, mostrando que a conexão que você tem com a empresa é real.

Procure a área de marketing para que eles lhe indiquem as cores adequadas para serem aplicadas no seu nome e no texto, por exemplo. 

Uma fonte padrão para os funcionários também é uma boa ideia, pois acelera a identificação e transmite mais segurança a destinatários que conversam com muitas pessoas do seu negócio.

Tenha elementos gráficos simples

Em resumo, o ideal aqui é ter uma foto ou o logotipo da empresa, além dos ícones nas redes sociais. No máximo, algum banner da empresa, porém que não desvie muito a atenção dos seus contatos. 

Simplifique as coisas, quanto mais informações visuais oferecemos, maior a possibilidade de distração e de não cumprimento dos nossos objetivos.

Alinhe seu design e organize o espaço com divisórias

Você não precisa ser um designer profissional para criar uma boa assinatura de email, mas é preciso cuidar de alguns detalhes. Note, abaixo, como eu fiz pequenas modificações de tamanho e divisão ao adicionar elementos à minha.

Pense na visualização em dispositivos móveis

Por fim, lembre-se que uma boa parte dos seus emails serão lidos em dispositivos móveis.  Hoje em dia todos estamos de olho na telinha do celular e aproveitamos para adiantar algumas tarefas, incluindo a leitura de mensagens profissionais de todos os tipos.

Aqui, o que importa mais uma vez é não exagerar nas informações. Cuidado também com banners que parecem ficar ótimos em desktop, mas que ficam ilegíveis ou incompreensíveis quando vistos na tela de um smartphone.

Como criar uma assinatura de email profissional, perfeita e grátis

Parece muito trabalhoso adicionar uma assinatura de email profissional bonita e eficiente às suas comunicações? As principais ferramentas já permitem algum grau de personalização, mas a operação nem sempre é simples.

Pensando nisso, criamos uma Ferramenta de Assinatura de Email gratuita, em que todas as características citadas neste post podem ser adicionadas automaticamente! É bem fácil de usar, e você pode ir acompanhando em tempo real como ela está ficando. 

Vamos começar a criar? Na primeira tela, você coloca as principais informações, sendo algumas delas obrigatórias: nome, empresa, email e site. Lembre-se do que conversamos sobre o que é realmente relevante!

A seguir, decida se vai disponibilizar seu telefone comercial, celular, Skype e endereço, além da opção de sinalizar que o número é o seu WhatsApp. Nessa seção, o que vale é apontar os melhores caminhos para conversar com você. 

Afinal, ninguém melhor para conhecer a própria disponibilidade e os meios de contato que são mais eficientes para gerar bons resultados!

Depois, como já dissemos, uma decisão importante na hora de criar a sua assinatura de email é escolher se vai usar a sua foto, o logo da sua empresa ou nada. O gerador da RD facilita o seu trabalho, permitindo que você use sua imagem do LinkedIn.

Basta copiar e colar o endereço dela, complementando com o link para o seu perfil na rede social profissional, caso queira.

Falando em redes sociais, nossa ferramenta possibilita a inserção de várias! Defina quais são aquelas em que você está mais presente e acessível, para que não os botão não sejam apenas uma distração e não conduzam a conversas.

Uma opção é colocar os perfis da empresa, caso faça mais sentido para o seu negócio. Se o seu Instagram é pessoal e fechado, por exemplo, não precisa estar ali.

Para finalizar a criação da sua assinatura de email profissional, a ferramenta tem algumas opções de design, como tamanhos, cores e tipos de fontes. Se for possível, combine-as com a paleta ou o brandbook da sua empresa. Isso reforça a confiança!

É possível ainda escolher o tamanho da sua imagem, alinhando melhor com o texto, dependendo das opções que foram selecionadas. Por fim, há 3 modelos de posicionamento de imagem e texto, para você escolher qual fica melhor.

Come a criar agora a sua assinatura de email profissional

Bem fácil de criar a sua assinatura de email com a ferramenta da RD, não é mesmo? Ela pode fazer a diferença no posicionamento da sua marca pessoal, assim como gerar novos contatos e oportunidades de vendas.

E não esqueça que o nosso gerador é totalmente gratuito! Depois que você clicar no botão “Gerar assinatura”, ele vai gerar a assinatura para você copiar e colar nos mais diferentes sistemas de email.

Caso seja necessário, ele também gera um código-fonte, exigido por algumas ferramentas de email. Então, vamos começar a criar?