Sales operations: saiba tudo sobre a área que traz dados para a equipe comercial

O processo de vendas das empresas foi altamente impactado pela transformação digital das últimas décadas. Para acompanhar essas mudanças, novas áreas surgiram. Uma delas é a de sales operations, que, a partir do levantamento e da análise de dados, auxilia a equipe comercial a tomar decisões mais embasadas e a ter mais eficiência.

Se você tem dúvidas sobre o que é, quais são os benefícios e como montar uma área de sales operations no seu negócio, continue a leitura do artigo!

O que é sales operations?

Sales operations, também chamada de sales ops, é a área dentro da equipe de vendas que fica responsável por dar suporte ao time comercial por meio de diversas iniciativas, como o levantamento e a análise de dados, o auxílio na tomada de decisão e a sugestão de melhorias. 

O objetivo de sales operations é tornar a área de vendas mais embasada em dados e menos em achismos, além de contribuir para o ganho de eficiência e para o aumento do fechamento de vendas.

A equipe de sales ops não trabalha diretamente com os clientes. Pelo contrário, fica nos bastidores, usando ferramentas para levantar e analisar dados. Com isso, pode descobrir falhas nos processos, identificar oportunidades de melhoria e indicar as melhores estratégias para a equipe de vendas, tudo com a finalidade de ter mais produtividade e fazer negócios melhores.

Marketing, sales, business ops… É tudo a mesma coisa?

Agora que você já sabe o que é sales ops, pode estar se perguntando: mas qual é a diferença entre a área de sales operations e as de business ops e marketing ops? Vamos explicar:

• Business ops tem como foco a busca por maneiras de melhorar a produtividade e a eficiência dos processos da empresa como um todo. Por isso, não foca somente em um departamento, mas nas interações entre eles, objetivando um sincronismo maior entre as diferentes áreas.
• Já marketing ops foca especificamente nas operações do time de marketing, auxiliando a definir os  processos e tecnologias necessários para que a área funcione da melhor maneira possível. 

O que faz um profissional de sales operations?

Um profissional (ou uma equipe) de sales ops não trabalha na linha de frente de vendas, e sim nos bastidores, contribuindo para tornar os processos mais eficientes. Estas são algumas frentes em que sales ops atua: 

• Estruturação do processo de vendas, o que inclui etapas, metodologias e ferramentas a serem utilizadas
• Integração entre Marketing e Vendas, auxiliando na comunicação e alinhamento de objetivos
• Centralização e análise dos dados do processo de vendas e do desempenho da equipe, o que permite ter uma visão global da área para definir metas, criar personas, tomar decisões melhores

Quais são os benefícios de sales operations para as empresas?

Entenda quais vantagens uma área de sales ops pode trazer para o seu negócio: 

Visão holística da área comercial

Quando se trabalha com vendas, é fácil se perder nas muitas tarefas do dia a dia. É preciso fazer abordagens, follow-up, desenvolver e apresentar propostas. Em meio a tantas atividades, falta tempo para refletir sobre o processo comercial. Além disso, é importante ter uma visão externa, de alguém que não esteja diretamente envolvido nas ações.

Nesse sentido, uma área de sales operations tem grande valor. Os profissionais de sales ops olham para os processos para entender se estão funcionando da melhor maneira, buscando pontos de melhoria. 

Estruturação do processo de vendas

A partir dessa visão global, os profissionais de sales ops conseguem estruturar processos de vendas da melhor maneira, indicando caminhos que levem os potenciais clientes a fechar negócios e evitando desperdícios. 

Decisões embasadas

As equipes de sales ops, como dissemos, são muito orientadas por dados. A partir das informações, eles entendem o desempenho dos vendedores, o ciclo de vendas, entre outros dados.

A partir disso, sales operations pode identificar gargalos e pontos de otimização do pipeline de vendas e do trabalho dos profissionais. Isso serve para tomar decisões embasadas em números, não no feeling.

Previsibilidade 

Contar com uma equipe de sales ops também facilita a previsibilidade de fluxo de caixa. Como os resultados são analisados periodicamente, o time de sales operations entende as mudanças nas vendas e identifica aspectos que podem ser otimizados.

Escalabilidade

Muitos negócios contratam mais vendedores para aumentar o número de vendas, porém acabam, com isso, tendo mais gastos. O que eles não sabem é que é possível aumentar a receita sem fazer novas contratações. Essa é uma grande vantagem de contar com profissionais de sales ops.

A área ajuda a entender o que traz melhores resultados, fazendo adequações para alcançar objetivos sem contratar.

Aproveitamento de oportunidades

A equipe de sales ops não olha somente para dentro da área de vendas, mas também para o mercado. Por meio dela, é possível encontrar brechas no mercado, áreas a serem exploradas, regiões não atendidas. Assim, a empresa encontra oportunidades para expandir cada vez mais. 

Como estruturar uma área de sales ops?

Agora você já sabe o que é, o que faz e quais são os benefícios de contar com uma área de sales ops. Mas como criar uma área do tipo no seu negócio?

Encontre bons profissionais

O primeiro passo é encontrar os profissionais certos. Eles devem ter conhecimentos técnicos, mas também precisam estar alinhados com a sua cultura e objetivos de negócio. 

Dentre as hard skills, os profissionais de sales ops devem saber:

• Acompanhar e analisar dados
• Gerar relatórios
• Desenvolver processos de vendas ou otimizá-los
• Monitorar o desempenho da equipe

Acompanhe as métricas certas

Por falar em métricas, existem algumas que a equipe de sales ops não pode deixar de acompanhar. São elas que ajudam a entender a área de vendas e a definir ações de melhoria. 

O ideal é que as métricas sejam definidas conforme as necessidades de cada empresa. Porém, existem algumas que se aplicam a maioria dos negócios. Confira algumas importantes:

• Custo de Aquisição de Clientes (CAC), que permite saber quanto custa para a empresa adquirir um novo consumidor
• Tempo de resposta da equipe de vendas aos novos Leads que entram no funil, que deve ser rápido para que o trabalho realizado pelo marketing anteriormente não seja perdido
• Taxa de fechamento de vendas, que mostra se os Leads trazidos são realmente qualificados e se a equipe comercial está com problemas de abordagem ou outras questões que estão dificultando o fechamento de negócios
• Duração do ciclo de vendas, pois um ciclo de vendas muito extenso aumenta o CAC 
• Lifetime Value (LTV), ou seja, o tempo que um cliente fica com a empresa, que é importante para saber se há grande rotatividade de consumidores

Automatize processos com as ferramentas certas

A área de sales ops também deve contar com as ferramentas certas. Elas devem permitir a coleta e a análise de dados de maneira simples.

Um CRM é uma excelente ferramenta nesse sentido. O software reúne dados relevantes sobre o relacionamento com os clientes, como interações, além de permitir o registro de dados de desempenho dos vendedores, tanto individuais quanto das equipes. Além disso, na plataforma, é possível gerar relatórios, visualizar o funil de vendas, entre outros recursos. 

E o melhor é que existem, inclusive, opções gratuitas bastante completas disponíveis no mercado. É o caso do RD Station CRM. que permite organizar e automatizar os processos comerciais da sua equipe, facilitando o trabalho de todo o time comercial. Com ele, sua equipe de vendas, incluindo sales ops, ganha visibilidade e controle sobre os processos.