Eventos híbridos: por que fazer convenções de vendas nesse novo formato e como ter sucesso

Como parte do “novo normal” que vem se estabelecendo nos últimos tempos desde o início da pandemia de Covid-19, estão os eventos híbridos. O formato, que alia experiências virtuais e atividades presenciais, vem sendo utilizado em diferentes áreas e também pode funcionar muito bem para convenções de vendas. 

Se por um lado, diante da necessidade de distanciamento social, a adaptação aos eventos online aconteceu de modo surpreendentemente rápido e até bastante eficaz, por outro não seria possível afirmar que houve uma substituição de fato integral dos encontros presenciais.

Isso significa que, embora o virtual tenha aberto novos horizontes e se tornado um ambiente frutífero para os negócios, o presencial ainda tem características valorizadas por muitos e, assim, continua a ter relevância.

Nesse contexto, parece mesmo que os eventos híbridos vieram para ficar: eles podem explorar o melhor dos dois mundos e se adaptam perfeitamente ao cenário no qual temos ferramentas tecnológicas disponíveis e ainda necessitamos de um certo cuidado. Mas a verdade é que são apenas alguns dos pontos que precisamos considerar.

Neste artigo, abordaremos também outras razões que embasam esse fenômeno e a tendência de que ele perdure, além de aprofundarmos o conceito de evento híbrido e de trazer dicas sobre como fazer convenções de vendas híbridas que tragam bons resultados. Acompanhe!

O que são eventos híbridos?

Trata-se de um novo formato de eventos que combina e conecta interações presenciais com elementos virtuais. A nova configuração permite que as pessoas participem do encontro estando presentes no local ou remotamente, ou seja, de forma virtual. Essas duas partes podem acontecer simultaneamente ou de forma separada, a depender da opção do organizador.

Por mais que os eventos virtuais não tenham começado com a Covid-19, pois muitos já vinham realizando testes nesse sentido, com a pandemia, de uma hora para outra, todos precisaram migrar do presencial para o online.

No início, porém, simplesmente tentou-se transportar aquilo que acontecia presencialmente para o ambiente virtual por meio do streaming com participantes online. No entanto, apesar de ter funcionado de alguma forma, se tratava de uma adaptação e não de uma experiência que busca aproveitar as possibilidades que o novo suporte pode oferecer.  

Diante desse desafio, os eventos híbridos usam a tecnologia para construir uma experiência diferente, que amplie os benefícios do evento presencial e aproveite todas oportunidades oferecidas pelo virtual. 

Por que os eventos híbridos vieram para ficar: 4 razões para optar por esse modelo

Como se pode notar, o modelo é um meio termo flexível entre os dois mundos – presencial e virtual – que maximiza as vantagens de ambos. 

Nesse sentido, os eventos híbridos têm uma série de benefícios, que são também razões pelas quais as empresas devem considerar o formato. Abaixo listamos alguns deles:

1. Maior alcance e participação

Os eventos híbridos reformularam o significado de “participar” de uma feira ou convenção. Eles permitem que pessoas que não poderiam comparecer se tornem “alcançáveis”. Assim, os realizadores conseguem engajar um público muito maior.

2. Menor custo e maiores benefícios

Apesar de todos os contratempos e prejuízos trazidos pelas restrições impostas pela pandemia, um dos grandes insights de muitas empresas nesse período foi de que muitos custos podem ser evitados quando se trabalha de forma remota ou se realiza eventos online. 

Sendo assim, realizar uma parte de um evento no ambiente virtual tende a diminuir os seus custos gerais –  pois gastos com viagem, alimentação e local, por exemplo, são reduzidos. 

No entanto, além disso, os eventos híbridos também trazem a possibilidade de aprimorar um evento presencial já estabelecido com uma experiência virtual que amplie ainda mais a sua abrangência e importância. 

Além disso, eles são mais benéficos para todos – organizadores e também  participantes. Estes têm um leque maior de opções, podem conhecer mais pessoas, fazer mais contatos e participar de um número maior de atividades. Além disso, têm acesso a maior flexibilidade e conveniência.

3. Maior inclusão, acessibilidade e sustentabilidade

Eventos híbridos, que oferecem a possibilidade de participação online, acabam por ser mais inclusivos, pois permitem que pessoas ou empresas que tenham limitações de recursos ou de deslocamento possam também participar. Uma mesma empresa pode ser representada por colaboradores de diferentes regiões, por exemplo. 

Ademais, os eventos híbridos também conseguem ser mais acessíveis para pessoas com deficiência, por exemplo, um desafio que muitas vezes é superado integralmente em encontros presenciais.

O fato do evento ter uma parte online também o torna mais sustentável, não apenas no âmbito financeiro, mas também em termos de redução de impacto para o meio ambiente. Como sabemos, esse é um dos pontos que deve estar na pauta das organizações que seguem os princípios ESG, por exemplo. 

4. Uma tendência que veio para ficar

Depois que a vacinação começou a ter os efeitos esperados e as medidas de restrição puderam ser flexibilizadas, alguns eventos voltaram a acontecer de forma presencial. Contudo, ao mesmo tempo, muitos continuaram sendo virtuais. Mas a maioria uniu as duas coisas e se tornou híbrido.

E essa é uma tendência que veio para ficar: de acordo com uma pesquisa recente da Freeman Data Solutions que entrevistou mais de 20 mil profissionais de marketing, no futuro mesmo os eventos presenciais serão direcionados para modelos híbridos.

De acordo com especialistas do setor, o sucesso dos eventos híbridos demonstra que mesmo feiras e convenções dificilmente voltarão a ser exclusivamente offline. Logo, eles acreditam que o futuro dos eventos é mesmo híbrido.

Veja como criar um discurso no formato pitch para utilizar em eventos: 

Veja 5 dicas para fazer eventos híbridos e ter bons resultados

Além de identificar, em primeiro lugar, os objetivos da organização ao realizar um evento híbrido, é necessário planejar, organizar e reunir as ferramentas adequadas para executar o projeto de forma eficaz. 

Para o sucesso de um evento nesse formato, alguns pontos são fundamentais. Aqui vamos tratar sobre os principais aspectos a se considerar:

1. Ter um bom planejamento

Amarrar bem o formato do evento e compreender de que forma você pode combinar atividades presenciais e virtuais para alcançar os seus objetivos é fundamental. Por isso, a programação deve ser muito bem pensada antes de começar a organização.

Além disso, também é muito importante dividir a equipe e atribuir as tarefas conforme as skills de cada um. Tudo com cronograma de entregas para evitar atrasos.

2. Contar com as ferramentas adequadas

Nos últimos tempos, a tecnologia evoluiu muito e a indústria de eventos mostrou que é capaz de utilizar as ferramentas digitais aliadas a experiências presenciais para maximizar os seus efeitos.

Assim, hoje existe uma ampla oferta de plataformas e possibilidades para a realização de eventos híbridos que podem ser exploradas de acordo com as necessidades e objetivos da empresa. Portanto, pesquise bem quais fornecedores poderão auxiliar nesse desafio.

3. Comunicar o evento de forma clara e atrativa

O público já vem participando de eventos híbridos, mas é fundamental desenvolver uma comunicação capaz de transmitir todo o seu potencial para que cada um consiga compreender qual a melhor forma de participar e se beneficiar e, assim, também já saiba o que esperar.

Ainda, também vale, é claro, investir em canais adequados para divulgar o evento para os segmentos de público que mais interessam.

Além da comunicação anterior ao evento, também é crucial pensar no conteúdo que será disponibilizado durante as atividades. O conteúdo é ainda mais relevante quando se trata de eventos híbridos, pois além de engajar os participantes presenciais, será preciso manter aqueles virtuais envolvidos.

4. Promover momentos de networking

Os participantes que optam por estar nas atividades presenciais dos eventos híbridos têm o benefício de se relacionar com a comunidade de participantes ao vivo, o que facilita o networking.

Entretanto, é possível fortalecer essa comunidade e promover conexões envolvendo também o público virtual. Reservar momentos de networking incentivando os dois grupos a participar é essencial, assim como ter ferramentas e criar mecanismos para que os participantes online possam interagir de forma dinâmica e em tempo real. 

5. Fazer um evento com duas experiências distintas

Eventos híbridos exigem uma boa dose de equilíbrio e devem gerar valor tanto no presencial quanto no virtual. Isso quer dizer que as duas experiências devem ser equilibradas e o conteúdo deve ser entregue de forma diferente, porém balanceada para ambos os grupos de participantes.

Por outro lado, também é preciso ter cuidado para não acabar por fazer dois eventos distintos: o propósito deve ser fazer um único evento com duas experiências diferentes. Para isso, além de pensar em conteúdos relevantes para todos, é necessário programar ações que não isolem, mas conectem participantes virtuais e presenciais.

A sua empresa já realizou convenções de vendas híbridas? Se a resposta for negativa, está na hora de pensar nessa possibilidade, pois, como vimos, esse deverá ser o futuro dos eventos!