Saiba o que é Sales Ops, sua importância e como implantá-lo na sua empresa

A área de vendas é o combustível de uma empresa. É esse departamento que trata de converter consumidores em receita para o negócio e garantir sua sustentabilidade e crescimento. Por isso, a eficácia das vendas é determinante para o sucesso da empresa.

Mas quem é responsável por organizar a área de vendas? Quem orienta o time de vendas para conseguir os melhores resultados? Quem organiza as atividades e elimina ruídos nos processos? É aí que entra a figura do Sales Ops — a equipe ou o profissional que estrutura e otimiza os processos de vendas com foco nos objetivos do negócio.

Nas empresas, Sales Ops (ou Sales Operations) é uma posição cada vez mais requisitada, já que consegue potencializar uma área crítica do negócio. A seguir, vamos entender melhor o que é Sales Ops, como funciona e como aplicar no seu negócio. Acompanhe:

O que é Sales Ops?

Sales Ops é o cargo ou departamento, dentro da área de vendas, que faz o alinhamento entre a estratégia e a sua aplicação no mercado, com a intenção de eliminar os ruídos dos processos e aumentar a eficácia e produtividade da equipe.

Sales Ops é uma redução de Sales Operations. Trata-se do responsável pelas Operações de Vendas, posição que é mais comum em negócios B2B. As empresas podem ter um profissional de Sales Ops, mas, em equipes maiores e mais estruturadas, pode haver um time completo para isso.

No gráfico abaixo, você pode ver que negócios com maior faturamento tendem a ter times dedicados de Sales Ops, diferentemente da maioria das pequenas empresas.

Nas suas atividades, a área de Sales Ops se preocupa com a identificação de problemas e busca de soluções nos processos. Para isso, trabalha sempre de olho nos dados, que medem os esforços de vendas, mostram os gargalos e geram insights de melhorias.

Assim, enquanto o time de Operações de Vendas se dedica a organizar os processos e embasar tomadas de decisões, os vendedores podem se concentrar nas vendas. Em outras palavras, enquanto o time de vendas expande seus negócios, o Sales Ops trabalha nos bastidores para otimizar a forma de fechar negócios.

Digamos, por exemplo, que os vendedores estejam fechando 5 vendas por mês. Porém, os dados mostram que eles estão perdendo muito tempo na busca por informações dos clientes, sobre o seu histórico de interações com a empresa.

Então, o Sales Ops pode entrar em ação para mostrar o potencial de escalabilidade que o negócio pode ganhar com a aquisição de uma ferramenta de CRM mais robusta, que atenda às demandas de leads e vendas. É uma de suas funções, então, implementar tecnologias que tornem a equipe mais produtiva. 

Quais são as vantagens de Sales Operations?

Sales Operations ainda é uma posição rara nos times de vendas das empresas, que geralmente se concentram no time de vendedores e representantes. Porém, é uma área capaz de fazer grande diferença nos resultados, ao melhorar as operações de uma área crítica do negócio.

Agora, vamos entender melhor quais vantagens o Sales Ops pode trazer para o seu negócio e a sua área de vendas:

Trazer uma visão holística sobre o processo de vendas

Os vendedores estão mergulhados nas negociações, nos contratos com clientes, no fechamento das vendas.

Enquanto eles estão fazendo as vendas acontecerem, alguém precisa olhar os processos “de fora” para perceber se tudo está funcionando da melhor forma. É isso que o Sales Operations faz.

Portanto, você ganha uma visão holística do processo de vendas, um entendimento global que busca identificar pontos de melhoria do início ao fim do funil de vendas.

Estruturar o processo de vendas

Com essa visão global, o Sales Ops pode planejar um pipeline de vendas mais eficiente, simplificado e rápido. Esse “maestro das vendas” pode traçar um roteiro, que indica o melhor caminho para conduzir negociações e levar os leads a fechar negócios, sem desvios e sem desperdícios.

Além disso, a estruturação dos processos de vendas também traz mais previsibilidade de receita e fluxo de caixa. O Sales Ops está sempre de olho nos resultados do período e, com base no histórico e na análise de mercado, consegue fazer uma previsão comercial mais precisa.

Embasar a tomada de decisão

Profissionais ou times de Sales Ops são fortemente orientados por dados. Eles analisam os esforços de vendas, o desempenho dos vendedores, o ciclo de vendas, o retorno em receita e lucratividade, entre muitas outras informações.

Dessa forma, o Sales Ops pode identificar quais são os principais gargalos e pontos de melhoria do pipeline e do trabalho da equipe, que embasam as decisões de mudanças e otimizações.

Aumentar a escalabilidade do negócio

Um dos principais objetivos do departamento de Operações de Vendas é o crescimento escalável do negócio. 

Escalar significa aumentar os ganhos da empresa sem precisar aumentar os custos e investimentos. Com o Sales Ops, você pode corrigir ruídos do processo que resultam em mais vendas, sem precisar contratar mais pessoas ou ampliar estrutura.

Muitas empresas contratam mais vendedores na intenção de aumentar as vendas. Porém, isso só traz gastos e desperdícios se os problemas reais estiverem nos processos — que é justamente o foco do Sales Ops.

Quais são as funções do Sales Ops?

Os profissionais do time de Operação de Vendas não estão na linha de frente das vendas, não lidam diretamente com os clientes. Seu trabalho acontece nos bastidores, para tornar os processos mais eficazes e produtivos. E isso envolve uma série de atividades.

Na imagem abaixo, você pode identificar os pilares do Sales Ops: estratégia, performance, tecnologia e operações. Para cada pilar, há uma série de atividades.

A seguir, vamos ver quais são as principais funções que o time de Sales Ops desempenha nas empresas:

Definição de estratégias de vendas

Não é o Sales Ops quem lida diretamente com os leads. Mas é essa área que define as etapas, metodologias e ferramentas de gestão de leads e fechamento de vendas.

A partir dos dados, o Sales Ops estrutura o processo de vendas, define as etapas do funil, as metas de conversão para cada etapa e como os vendedores devem atuar. Quando o processo já está em execução, é também função do Sales Ops identificar pontos de otimização para melhorar continuamente o processo.

Na gestão de leads, o Sales Ops também deve cuidar da integração entre marketing e vendas. Enquanto a equipe de marketing trabalha para gerar leads e educá-los no funil, o time de vendas recebe os leads para fechar negócio. Por isso, eles devem se comunicar e alinhar objetivos.

Gestão e análise de dados

Uma das funções do Sales Ops é centralizar e gerenciar as informações sobre o processo de vendas, que permite ter uma visão global da área.

O trabalho do Sales Ops é sempre embasado nos dados. Por meio de pesquisas de mercado e concorrentes e de análises de desempenho da equipe, esses profissionais avaliam a performance de uma campanha, de um produto ou de todo o processo de vendas.

A partir daí, podem realizar previsões de vendas, definir metas, criar personas e tomar melhores decisões para estruturar e otimizar o processo.

Gestão de desempenho da equipe

Entre os dados que Sales Ops gerencia, estão os relatórios de desempenho do time de vendas. Esses dados mostram se a equipe (e cada vendedor) conseguiu bater metas, quantos leads atendeu no período, quanto tempo levou para fechar uma venda, entre outras informações.

Então, o Sales Ops pode definir metas plausíveis para cada vendedor, criar programas de incentivo e compensação e identificar ferramentas que podem trazer mais produtividade para a equipe. Seu papel é tornar os vendedores mais efetivos no seu trabalho.

Organização do time de vendas

Outro papel importante do Sales Ops é organizar o time de vendas. Essa área define a estrutura da equipe e a atribuição de clientes aos vendedores, que pode ser feita a partir do conceito de territórios de vendas.

Territórios se referem à segmentação de grupos de clientes sobre os quais um vendedor e a equipe de vendas deve atuar. Eles podem ser definidos com base em:

• Área geográfica;
• Potencial de vendas;
• Tempo estimado de venda;
• Porte do cliente;
• Histórico do cliente;
• Entre outros critérios.

A intenção é atribuir os vendedores certos para os clientes certos. Digamos, por exemplo, que um vendedor costuma ter mais sucesso com clientes de grande porte— então, ele é direcionado para esse tipo de venda.

Dessa maneira, a empresa consegue maximizar as vendas e os lucros e alocar recursos de maneira mais eficiente. Além disso, os vendedores se sentem mais motivados quando o seu estilo de vendas se alinha ao território que atende.

Colaboração e comunicação no time de vendas

Sales Ops também tem a tarefa de integrar o time de vendas. Embora os vendedores e representantes costumem trabalhar de forma individual em busca das suas metas, é importante estimular a colaboração entre a equipe. Afinal, estão todos trabalhando por um objetivo comum, alinhados na missão da empresa.

Por isso, o pessoal de Operações de Vendas deve promover a comunicação interna entre os colaboradores e compartilhar informações como resultados de campanhas e conquistas da equipe. Isso pode ser feito por meio de políticas e canais de comunicação, em parceria com a área de gestão de pessoas.

Suporte e treinamento aos vendedores

O Sales Operations também deve prestar suporte e treinamento ao time de vendas. Como essa área estrutura o processo de vendas e tem uma visão global, ela também é responsável por orientar a equipe sobre como esse processo se aplica no dia a dia.

Para isso, o Sales Ops deve oferecer treinamentos à equipe sobre os produtos, o funil de vendas e o uso de ferramentas, além de criar processos de onboarding para novos colaboradores.

Dessa forma, é possível alinhar habilidades e conhecimentos e atacar as principais lacunas do time, que possam estar prejudicando os resultados na hora de negociar e fechar contratos.

É função também do Sales Ops organizar as rotinas de reuniões pré e pós-venda com os clientes. A intenção é livrar os vendedores dessas tarefas administrativas para que eles se dediquem exclusivamente às vendas.

Como implantar Sales Ops na sua empresa?

Agora, vamos ver como colocar o Sales Ops em prática na sua empresa. Trouxemos aqui as principais orientações para criar um departamento eficiente para o seu negócio. Confira:

Defina a missão do Sales Ops

Toda organização precisa de uma missão que norteie todas as suas ações, certo? Então, defina também uma missão para o departamento de Sales Ops.

Essa frase esclarece o papel do time de Sales Operations na empresa e orienta a equipe sobre o foco que deve manter. A missão pode ser, por exemplo, “embasar decisões de negócio que impulsionem as vendas”, “aumentar a produtividade do time de vendas” ou “estruturar e otimizar o processo de vendas”. 

Sim, a missão é bastante vaga, por isso é importante depois desmembrá-la em objetivos mais específicos. Mas entenda como um guia, que precisa ser internalizado por toda a equipe.

Delimite as funções do Sales Ops

É importante também definir as funções do profissional ou do time de Sales Ops. Como é uma área ainda incomum nas empresas, seu papel deve estar bem claro para não se sobrepor ou confundir com outras áreas. Quem está de fora também precisa entender.

Como vimos, o Sales Operations pode exercer inúmeras funções e tarefas no dia a dia. Então, é preciso saber priorizar as atividades, especialmente se o time é pequeno. E essa priorização deve ser alinhada à missão do Sales Ops na empresa.

No gráfico abaixo, você pode ver em quais áreas o Sales Ops costuma focar. Em alguns casos, as prioridades são definidas por outros times da empresa, o que evidencia seu foco apenas como suporte. Em outros casos, o foco pode estar nas tecnologias, na gestão de dados ou no planejamento de longo prazo.

A pesquisa mostra também que a priorização do planejamento de longo prazo tende a aumentar as taxas de alcance de metas. Portanto, é um foco que não se pode perder de vista.

Integre o Sales Ops ao time de vendas

Os profissionais de Sales Ops precisam estar integrados aos outros colaboradores da área de vendas. Afinal, eles precisam se inteirar sobre a realidade da área de vendas para identificar problemas e definir os melhores caminhos.

Isso é essencial também para ganhar a aderência do time de vendas. Se for uma definição top-down, de cima para baixo, sem qualquer interação, as definições do Sales Ops tendem a ficar apenas no papel.

Defina os processos da área de vendas

Sales Ops não deve trabalhar no improviso nem com ações isoladas. Essa área deve ter uma visão global sobre o processo de vendas para definir padrões de comportamento do time de vendas.

Isso é essencial para organizar a área, orientar os vendedores sobre o que e como deve ser feito e mensurar as ações para obter os melhores resultados.

Então, estruture os processos da área de vendas. Faça isso a partir de metodologias de vendas, como inbound, outbound, SPIN selling ou solution selling. 

Integre Sales Ops às operações de marketing e sucesso do cliente

Além de integrar o Sales Ops ao time de vendas, também é importante alinhar com outros departamentos da empresa. Afinal, são todos orientados pelos mesmos objetivos de negócio.

Em algumas empresas, já existe o departamento de Revenue Ops (RevOps), que engloba as áreas de Sales Ops, Marketing Ops e Customer Success Ops. O entendimento é que as operações das áreas de vendas, marketing e sucesso do cliente precisam ser integradas e andar juntas para potencializar os resultados.

Uma forma de fazer essa integração é estabelecer um bom SLA (Service Level Agreement) entre os departamentos. Esse documento ajuda a alinhar responsabilidades e expectativas para que os times entreguem os melhores resultados e o processo se torne mais eficiente.

Estabeleça metas consistentes

Metas de vendas precisam ser consistentes. Com base nos dados de mercado e desempenho, é possível estabelecer metas audaciosas, mas ao mesmo tempo com o pé no chão, de maneira que os vendedores não fiquem desmotivados por não as alcançar.

As metas de vendas devem ser definidas para os indicadores de sucesso da área. Identifique os KPIs de vendas do seu negócio e estabeleça metas e prazos. Estas são algumas métricas importantes:

• Duração do ciclo de vendas;
• Tempo médio de venda;
• Custo de aquisição de clientes;
• Taxa de churn;
• Taxa de follow-ups;
• Taxa de conversão (win rate).

Identifique as ferramentas necessárias

Identifique as necessidades e lacunas do time de vendas e perceba quais ferramentas podem trazer mais produtividade no dia a dia. Diversas atividades manuais podem ser automatizadas e escalar as vendas, sem perder o foco na experiência do cliente.

Ferramentas de CRM e de automação são aliadas da equipe de vendas. Procure plataformas que permitam gerenciar todo o processo comercial, priorizar e atribuir leads, automatizar tarefas e analisar métricas, entre outras funcionalidades.

Mas procure se concentrar em uma ou duas plataformas, que sejam fáceis de mexer, para não complicar ainda mais a rotina dos vendedores.

Adote a melhoria contínua

Por fim, é essencial trabalhar com a mentalidade da melhoria contínua. Processos de vendas sempre apresentam oportunidades de otimização, que trazem ganhos de produtividade, receita, lucratividade e satisfação do cliente.

Mas, para isso, é preciso ficar sempre de olho nas métricas. É a partir delas que você pode identificar os pontos de melhorias.

Então, agora você já sabe o que é Sales Ops e a importância dessa área para o seu negócio. Mesmo que você tenha uma equipe pequena, avalie a possibilidade de ter um profissional que tenha uma visão global sobre o processo de vendas e aponte as melhores soluções. Sales Ops pode ser um diferencial para os resultados da sua empresa.

Sales Operations é apenas uma das posições de um time de vendas. Mas você sabe quais são os outros profissionais que devem integrar a sua equipe? Estruturar a sua força de vendas, gerenciar os vendedores e qualificar a sua equipe são ações essenciais para o sucesso.Baixe agora o nosso ebook gratuito sobre Times de Vendas: como estruturar, contratar e escalar o seu. Aproveite a leitura!