Como lidar com a comunicação assíncrona em vendas?

Você já ouviu falar em comunicação assíncrona em vendas? Pode ser que ainda não conheça o conceito, mas se você trabalha na área comercial, ele faz  parte do seu dia a dia e muito provavelmente mais ainda desde que a pandemia começou, quando nos deparamos com a necessidade de distanciamento social.

Nesse tipo de comunicação, os interlocutores não estão presentes no mesmo momento e, logo, não há expectativa de uma resposta em tempo real. É isso mesmo, estamos falando de contatos por e-mail ou até mesmo aplicativos de mensagens, uma vez que nem sempre a pessoa está do outro lado naquele exato instante que você manda a mensagem.

Com o trabalho em home office e a imposição das vendas remotas para muitas empresas, a comunicação assíncrona passou a ter um papel mais importante tanto na gestão do time comercial quanto da carteira de clientes.

É por essa razão que, neste artigo, trataremos sobre esse tema, aprofundando o conceito, descrevendo as principais características e desafios desse tipo de comunicação e trazendo dicas de boas práticas para lidar melhor com a comunicação assíncrona em vendas.

Afinal, o que é comunicação assíncrona?

De forma geral, comunicação assíncrona é uma modalidade de comunicação na qual os participantes não estão presentes ao mesmo tempo. Trata-se, portanto, em primeiro lugar, de um contato que não é ao vivo ou face a face. Em segundo, ele também não é tela a tela, pois ocorre quando os envolvidos não estão todos disponíveis e online ao mesmo tempo.

O exemplo mais típico costuma ser a comunicação por e-mail: você envia e recebe a resposta horas ou dias depois. No entanto, existem muitas outras situações que se enquadram nessa categoria. 

Pense em uma conversa em um aplicativo de bate-papo no qual uma das pessoas não está online ou até mesmo em plataformas utilizadas no dia a dia de trabalho – como o Trello ou o Slack –, no qual você deixa um comentário que a outra pessoa vai ver e responder mais tarde. Vale mencionar, porém, que, hoje em dia, a comunicação assíncrona não é necessariamente por texto, podendo ser também via áudio, quando você deixa um áudio que o interlocutor ouvirá e responderá depois e não simultaneamente – ou vídeo.

Entre as principais características dessa modalidade está o fato de que ela permite que você transmita informações e contate alguém ao mesmo tempo em que dá a essa pessoa a possibilidade de responder quando ela quiser ou puder. 

Ou seja, nesse ponto, ela é bem diferente da comunicação síncrona, caracterizada pelo fato de que todos os participantes estão presentes – cara a cara ou online – ao mesmo tempo e, portanto, espera-se uma interação instantânea.

Atualmente, em função da rotina corrida e cheia de tarefas que a maioria das pessoas vive, a comunicação assíncrona vem se tornando cada vez mais utilizada, pois garante esse tempo para que o interlocutor responda quando lhe for mais conveniente.

E a comunicação assíncrona em vendas?

A comunicação assíncrona em vendas acontece quando esse tipo de contato que acabamos de descrever ocorre no contexto comercial, seja no contato interno da equipe ou no contato do vendedor com os prospects ou clientes.

Em relação à gestão do time de vendas, esse tipo de comunicação, apesar de já ser utilizada anteriormente, passou a ser ainda mais frequente em um contexto de trabalho remoto. 

Quando o líder envia um e-mail de feedback para um vendedor ou compartilha um documento com os resultados semanais com a equipe temos exemplos claros desse tipo de contato.

Apesar de ser necessária a realização periódica de reuniões online onde todos estejam presentes ao mesmo tempo, a comunicação assíncrona tem a vantagem de contribuir para a produtividade, uma vez que os profissionais podem realizar as suas tarefas no seu próprio ritmo e se concentrar naquilo que estão fazendo, sem interrupções em momento inoportunos.

Por outro lado, na prospecção e no atendimento ao cliente a comunicação assíncrona em vendas também já vem sendo utilizada há algum tempo e, claro, com a pandemia se tornou ainda mais frequente, como o uso do WhatsApp e do e-mail. 

Nesse caso, ela também tem as suas vantagens, pois você conversa com as pessoas por meio do canal que elas preferem e pode disponibilizar muito conteúdo e informações para que ela procure você quando precisar ou estiver pronta.

Para saber mais sobre vendas e WhatsApp, confira a apresentação:

Como melhorar a comunicação assíncrona em vendas?

Contudo, é evidente que a comunicação assíncrona em vendas também traz alguns desafios com os quais os gestores e as equipes comerciais precisam lidar. Um exemplo é o risco das informações se perderem. 

Isso é muito comum quando são utilizados diferentes canais na comunicação interna, por exemplo. Muitas vezes se trabalha com conversas paralelas em diversas plataformas – e-mail, sistema de CRM, documentos compartilhados – e pode acontecer do profissional acabar realmente esquecendo de alguma demanda ou não encontrando determinada informação.

Além disso, também existe sempre o desafio de obter resposta de alguém que não está face a face ou tela a tela com você e de responder em um tempo adequado quando é contatado Afinal, não é muito difícil um e-mail ficar esquecido entre as mensagens lidas e nunca ser respondido, não é mesmo?

Porém, existem boas práticas que podem ser adotadas para melhorar a comunicação assíncrona em vendas e traremos algumas dicas aqui. Confira!

1. Contar com as ferramentas adequadas

Em primeiro lugar, para ter uma boa comunicação assíncrona, é importante contar com as ferramentas adequadas para diferentes ações. Evidentemente, centralizar as informações é importante, mas nem sempre será possível. Portanto, cada equipe precisa encontrar a sua melhor forma de trabalhar, utilizando os suportes que fizeram mais sentido para a comunicação fluir.

Quer saber como funciona o sistema de CRM do Agendor? Confira o vídeo:

2. Ter processos claros, modelos de discursos e protocolos 

Esclarecer desde o início a forma como as coisas devem ser feitas faz toda a diferença na gestão de vendas. Logo, é importante ter os processos definidos e claros para todos que trabalham naquele time. Por exemplo, todos devem saber que é necessário alimentar o sistema de CRM diariamente para mantê-lo atualizado. 

Outro ponto importante é criar junto com a equipe modelos de discursos de vendas, protocolos e tutoriais para comunicação. Nesse sentido, pode ser muito útil listar regras básicas para se comunicar bem, como ser objetivo e claro, fazer uma pergunta direta para obter uma resposta direta e assim por diante.

3. Explorar novos meios de comunicação

Como mencionamos, a comunicação assíncrona em vendas não precisa ficar restrita ao texto, aliás, é importante explorar outros meios, ainda mais agora que a tecnologia traz uma série de possibilidades. Além de áudios, que em vendas têm, inclusive, funcionado muito bem, também é possível utilizar recursos de vídeo. Seja criativo!

4. Incentivar a equipe a estabelecer uma rotina e definir prioridades

Para que a operação funcione em um contexto no qual prevalece a comunicação assíncrona em vendas, é fundamental que todos colaborem e se comprometam. 

Para isso, o gestor deve incentivar que os colaboradores estabeleçam uma rotina e tenham, por exemplo, definidos três momentos do dia para enviar e responder e-mail e outros dois para acessar determinada plataforma e atender tais e tais demandas.

Por fim, mas não menos relevante, é essencial que a equipe saiba estabelecer prioridades e tenha uma compreensão sobre quais tarefas são mais ou menos urgentes. Desse modo, o vendedor não deixará de fazer um follow up para responder uma pesquisa interna, por exemplo, e saberá colocar em ordem o que for mais importante.

Para uma comunicação assíncrona em vendas eficaz

Não existe venda sem comunicação, o que significa que os líderes comerciais precisam dar a devida importância a esse aspecto e não negligenciá-lo. Comunicar-se bem tanto internamente quanto com os clientes faz toda a diferença para o sucesso dos negócios.

Visto que a comunicação assíncrona em vendas se torna, dia após dia, mais presente, a nossa dica final aqui é que se inicie com uma avaliação da forma como ela tem funcionado atualmente. A partir disso, será possível identificar pontos de melhora para torná-la cada vez mais eficiente.