Contrato digital: como isso facilita a rotina das empresas

Os contratos garantem a segurança comercial e jurídica da empresa. Em grande volume dentro de qualquer segmento, demandam organização e gestão apurada. Coleta de diversas assinaturas, reconhecimentos de firma e digitalizações são apenas algumas das rotinas exigidas. A chegada do contrato digital veio para deixar tudo mais rápido e fácil.

Com as fortes transformações tecnológicas vividas nos últimos anos, era esperado que acontecessem mudanças também na execução dos contratos. No entanto, o assunto ainda gera dúvidas, principalmente quanto a validade desse tipo de documento, se compensa investir no recurso e como torná-lo mais seguro e eficiente.

Essas são algumas perguntas que responderemos neste texto. Fique com a gente e descubra o que são os contratos digitais e como escalar o seu negócio com eles!

O que é e como funciona um contrato digital?

Assim como nos documentos tradicionais, o contrato digital é o instrumento jurídico que formaliza os direitos e obrigações entre duas ou mais partes, só que validado por um meio eletrônico. Antes de nos aprofundarmos mais nele, relembremos um pouco a logística atrelada ao documento físico.

O fechamento e validação de um contrato é a assinatura das partes, um registro físico que não pode ser alterado. Geralmente o documento passa pela fase de reconhecimento de assinaturas em um tabelião de notas.

O reconhecimento requer a abertura de firma das partes. Envolve o deslocamento dos sócios ou a ida de um oficial do cartório até a empresa — conhecido como diligência — mediante o pagamento de custos adicionais. 

É possível ainda assinar o contrato por procuração, permitindo que um representante eleito pelo sócio execute todo o procedimento em seu lugar. 

Com os contratos digitais a empresa reduz o tempo e o valor gasto com esses processos. Para tal é preciso que o documento seja confeccionado em um formato eletrônico e receba uma assinatura digital das partes, via certificado digital.

O contrato e a assinatura digital são válidos?

Desde 2018 o Governo Federal iniciou um projeto — repleto de sanções e revogações — de desburocratização da gestão empresarial. Um desses ordenamentos é a Lei 13.726, de 8 de outubro de 2018, que dispensa a exigência de diversos procedimentos de formalização legal, incluindo a validação de documentos eletrônicos e cópias digitalizadas.

Outra ação nesse sentido, agora na esfera internacional, é a Lei Modelo da Uncitral de Comércio Eletrônico de 1996. Um adendo feito recentemente ao artigo 5 indica que “não se negarão efeitos jurídicos, validade ou eficácia à informação apenas porque esteja na forma de mensagem eletrônica”. Desta forma, até mesmo o aceite aos termos de uso de um aplicativo de celular passa a ter validade jurídica.

E por que estamos citando essas leis? Para demonstrar como os legisladores têm acompanhado a tendência de digitalização das relações, dando validade às vontades expressas no meio eletrônico, incluindo os contratos digitais.

Deste modo, a assinatura de contrato digital tem a mesma validade de um documento físico, a menos que o documento apresente alguma contravenção legal, se comprove que uma das partes não concordava com os termos ou existiu coação na assinatura do compromisso.

Como assinar um contrato digital?

Entendemos como assinatura eletrônica qualquer meio eletrônico que valide uma identidade e expresse a vontade do seu detentor. Sendo assim, pode ser obtida por diversos recursos, como logins, leitura biométrica, reconhecimento facial e criptografia.

A assinatura digital está inserida nesses meios, mais precisamente na última categoria. É utilizada não somente para a assinatura digital de contratos, mas também para a validação e transmissão de notas fiscais. 

Com o recurso, ficam garantidas a validade do documento, assim como a idoneidade das partes. Assim, o recurso também protege contra fraudes e falsidade ideológica. 

O que não pode faltar em um contrato digital?

Fechar o contrato perfeito é o sonho de muitos empresários. Afinal, é a amarração certa das cláusulas e termos que garante segurança jurídica para comprar bens fundamentais, adquirir bons serviços, vender e receber o pagamento por suas soluções de maneira idônea.

Como então redigir o instrumento ideal, ainda mais na esfera digital? A resposta não é das mais simplistas. Envolve a aplicação de diversas regras que devem se ajustar conforme a realidade da empresa e o modelo de negócio. 

Mesmo assim, dá para apontar os elementos fundamentais a se observar antes de firmar um contrato digital válido. A assinatura eletrônica é indispensável e você já sabe. Veja os demais a seguir.

Identificação das partes

É o que os juristas chamam de parte personalíssima do contrato. Deve conter a Razão Social, CNPJ, endereço e dados do representante legal de cada uma das partes. 

As identificações costumam ser separadas por blocos, denominadas de contratante, a contratada e, em alguns casos, o intermediador. Esses nomes podem variar um pouco conforme o serviço oferecido, mas o princípio é sempre o mesmo.

Objeto do contrato

Defina detalhadamente os serviços que serão prestados ou os bens adquiridos a partir da contratação. Nessa etapa é importante ficar atento aos itens descritos para evitar enganos, erros de interpretação ou lacunas jurídicas. 

Lembre-se que quanto mais precisa for essa descrição, maior a segurança do contratado e da contratante.

Direitos e obrigações das partes

Para complementar a cláusula anterior, estabeleça mais um item para descrever a obrigação do tomador e do prestador de serviços. No caso do primeiro, esses deveres geralmente são o de remunerar a prestação de serviços e facilitar a execução ou entrega do objeto contratado. 

Em alguns casos pode incluir obediência a termos de confidencialidade e outros aspectos adicionais, que devem constar no corpo do contrato ou nos anexos.

Cláusulas de valores e de reajuste

Nessa etapa devem ser colocadas todas as informações monetárias do instrumento, incluindo o valor total da contratação, parcelas, periodicidade dos pagamentos e índices de correção monetária no caso de contratos mais extensos. 

Não esqueça também de incluir uma cláusula para estabelecer multas, juros e outras correções no caso de atrasos na quitação dos valores.

Vigência do dispositivo

O contrato digital também deve conter o tempo de duração da prestação de serviços ou entrega dos bens, valendo também como a data de término do documento. É interessante mencionar as datas de entregas parciais — se for o caso — mas estas podem ser incluídas também lá no objeto.

O Novo Código Civil estabelece que o prazo máximo de duração de um contrato deve ser 4 anos. No caso de serviços periódicos, sem data de conclusão, consulte um advogado para verificar a questão.

Normas para rescisão e alteração

O estabelecimento de normas para os casos de alteração e cancelamento é uma forma de proteção financeira para as partes. Desistências, arrependimentos e novas demandas podem surgir, mas não precisam pegar ninguém de surpresa.

Além de estabelecer os motivos válidos para esses acontecimentos, estipule também um prazo mínimo para comunicação do fato. Esse tempo é necessário para o prestador de serviços se reorganizar depois do último pagamento.

Esses são os aspectos centrais de um contrato, porém outros recursos — o Acordo de Nível de Serviço (SLA), por exemplo — podem ser relevantes. Em resumo, é importante que o documento responda facilmente por quem, onde, quando e como o objeto contratual será cumprido.

Quais as 8 vantagens de usar contratos digitais na sua empresa?

Após a chegada do contrato digital ficou ainda mais clara a baixa eficiência operacional da gestão de documentos físicos. Só que até bem pouco tempo esse modelo era a regra, e não uma escolha.

Os recursos de automação e gerência de dados mostraram como as possibilidades do alcance digital são infinitas. Felizmente, essas e outras tecnologias alcançaram os contratos. A tendência é que a digitalização desse setor só aumente.

Veja a seguir 8 pontos que provam como a transição para o contrato digital vai valorizar e facilitar o dia a dia da sua empresa.

1. Reduz os custos administrativos

Os gastos com impressão, validação e armazenamento de contratos comprometem uma boa fatia dos orçamentos da empresa. 

Pode ser que você ainda não tenha analisado em detalhes esses custos, nem pensado no número de elementos e profissionais que você precisa dispor para lidar com a questão. Entre eles:

• folhas de papel para impressão;
• cartuchos, toners e manutenção de impressoras;
• contratação de despachantes;
• compra de armários, pastas apropriadas, visores e outros materiais de escritório;
• custas cartoriais para reconhecimento de firma e autenticações de cópias;
• motoboys e mensageiros para transportar documentos, coletar assinaturas etc;
• locação de sala para armazenamento (em alguns casos);
• perda de espaço físico, até da possibilidade de monetizar o local onde os contratos ficam arquivados;
• utilização de mão de obra para arquivar, preservar e gerenciar os contratos.

Com o contrato digital boa parte dessas despesas é eliminada. Obviamente, o serviço de assinatura e armazenamento digital gera custos, porém menores que na estrutura tradicional. Ainda mais quando colocamos no papel os benefícios e valorização que o negócio obtém ao adquiri-los.

2. Facilita a organização e localização dos documentos

Só quem precisou com urgência de uma cópia ou contrato sabe a dor de procurar entre centenas de pastas e não encontrar. Ainda que você tenha um assistente para organizá-las, leva tempo até buscar as informações ou encontrar o aditivo certo.

A digitalização de contratos permite localizar e abrir documentos em poucos segundos, sem ter que se deslocar até o arquivo ou depender do tempo de alguém para enviá-lo até você. 

3. Elimina processos engessados

O contrato digital diminui a burocracia da empresa, reduzindo diversas operações manuais para coletar assinaturas, reconhecê-las em cartório, transportar documentos, entre outros. Com mais tempo e disponibilidade, os profissionais envolvidos poderão agilizar suas rotinas, propor melhorias ou absorver novas demandas e processos.

4. Amplia o alcance da empresa

A internet possibilitou a muitas empresas fazer negócios em qualquer região do Brasil e do mundo. Contar com o recurso de assinatura digital oferece suporte para esses novos negócios, pois permite firmar o compromisso sem perder tempo, nem depender da remessa via Correios ou transportadora.

5. Não ocupa espaço e chega em qualquer lugar

Falando no transporte de documentos, imagine ir a qualquer reunião ou compromisso com os contratos no seu notebook ou tablet? Você consegue também enviá-los nos formatos mais conhecidos — PDF, DOC, entre outros — e armazená-los em uma nuvem ou dispositivo seguro.

6. Gera segurança para o negócio

Contrato assinado nem sempre significa segurança. Existem uma série de complicações que podem envolver o modelo tradicional, entre elas:

• fraudes e falsificações;
• extravios;
• vazamento de informações;
• perda de oportunidades em razão da demora com a coleta de assinaturas.

Com o contrato digital você evita esses contratempos e ainda conta com o recurso de validação eletrônica das assinaturas e documentos. Evita também que os documentos sejam alterados ou acessados por pessoas não autorizadas. 

Sabia que é possível até usar geolocalização para confirmar a disposição e assinatura da outra parte? São muitas utilidades!

7. Otimiza a gestão do tempo

Até mencionamos como a automação dos contratos imprime agilidade nos processos, mas é bom reforçar um pouco mais. 

O que não falamos é que além de não perder tempo com deslocamentos ou depender da disponibilidade das partes para assinar o compromisso, é possível também elaborar o documento digitalmente, construindo o contrato em conjunto com os demais envolvidos

Em vez de transportar, enviar por e-mail e corrigir várias minutas, basta utilizar uma ferramenta que permita o compartilhamento e contribuições de dados em tempo real.

8. Favorece a imagem da organização

Vivemos em uma sociedade que mudou rapidamente seus conceitos e valores em relação às marcas. As pessoas nesse contexto estão mais dispostas a consumir e fazer negócios com quem esteja mais próximo de seus propósitos e conjunto de crenças.

Na esfera dos contratos digitais dois pontos se destacam: sustentabilidade e inserção digital. Enquanto o primeiro é facilmente percebido pelo menor consumo de recursos naturais — ou seja, do papel e seus processos de fabricação — o segundo diz respeito à agilidade de processos e inserção do negócio no digital.

Como adquirir uma validação para contratos digitais?

Agora que entendemos um pouco mais e percebemos as vantagens de fazer a transição, como iniciar a utilização dos contratos digitais?

O primeiro passo é fazer a sua assinatura digital em uma plataforma especializada. A partir dela você pode assinar e gerenciar qualquer documento, sem contar que alguns serviços permitem fazer marcações, compartilhar o documento com os envolvidos, acatar alterações e ainda cuidar do armazenamento do contrato.

O contrato digital reduziu a burocracia e a morosidade dos processos jurídicos. Além dessa vantagem clara, vimos também que o modelo reforça a segurança da empresa, reduz custos e facilita a entrada de clientes e bons fornecedores. Uma alternativa a considerar dentre as medidas necessárias para a digitalização do negócio. 

Agora, que tal algumas dicas sobre gestão financeira?

O financeiro é o órgão que garante a saúde dos demais setores e rotinas da organização. Nas pequenas e médias empresas então, é preciso acompanhar cada batida para não perder o fôlego e o controle das despesas. Clique em saiba mais e confira o conteúdo que preparamos para facilitar essa tarefa!