Como e por que criar um email profissional para sua empresa?

O email é um canal essencial na comunicação das empresas, seja para marcar reuniões, atender um cliente, apresentar propostas, fechar negócios ou fazer um trabalho em grupo. Segundo pesquisas, 92% das pessoas em idade adulta que estão conectadas utilizam o email.

Mesmo com o surgimento de outras opções como o Whatsapp Business e as redes sociais, o email continua firme e forte. Através dele, clientes podem entrar em contato com o suporte, enviar feedback, fazer sugestões de melhorias, solicitar orçamentos, receber anexos e muito mais.

Por isso, ter um email profissional é obrigatório para qualquer marca e, no artigo de hoje, vamos falar sobre os passos que você deve seguir para criar o seu. Você vai saber:

• O que é um email profissional;
• Por que ter um email corporativo é importante;
• Como criar um email profissional.

Vamos juntos!

O que é um email profissional?

O email profissional é um serviço de email, normalmente pago, que utiliza um domínio personalizado. Nesse tipo de email, o endereço não termina com o nome do provedor, como em “@gmail.com”, mas sim com um endereço próprio da empresa. Portanto, ele ficaria assim:

seunome@suaempresa.com

Se a empresa é formada por mais de uma pessoa, você pode criar diversos usuários com o mesmo endereço, para atender diferentes necessidades do cliente. Veja então alguns exemplos de formatos mais comuns nas empresas:

• departamento@suaempresa.com
• info@suaempresa.com
• financeiro@suaempresa.com
• suporte@suaempresa.com

Com mais de um usuário, cada departamento da empresa fica responsável por responder determinados emails. Isso torna o processo de resposta mais fácil e ágil. Além disso, um email corporativo acrescenta mais valor à sua empresa e ainda reforça o seu posicionamento digital.

Para ter um email profissional, você só necessita de duas coisas: um domínio personalizado e um provedor de email. Mais tarde, falaremos sobre isso.

Por que ter um email corporativo é importante?

Ter um email profissional oferece diversas vantagens, facilitando tanto a vida da empresa quanto dos colaboradores e clientes. Agora, conheça os principais benefícios desse canal de comunicação.

Estratégia de email marketing

O email marketing é uma grande estratégia do marketing digital que gera resultados positivos. Com um email profissional, a sua identidade de marca será naturalmente reforçada e as suas campanhas terão menos chances de cair na caixa de spam.

Sem um email profissional, as suas campanhas podem acabar sendo marcadas como SPAM automaticamente porque o seu domínio é uma forma de te identificar como remetente e de verificar a sua reputação. Sem essa verificação, o seu provedor pode desconfiar de você.

Credibilidade e profissionalismo

Pergunte-se: você confiaria em uma empresa que não possui um logo? Quando marcas e empresas não se levam a sério, dificilmente as pessoas as levarão a sério também. Por isso, é importante investir em branding e em um email corporativo.

Um email profissional traz mais credibilidade e autoridade para a sua marca, mostrando que você tem comprometimento com sua imagem e com sua a sua comunicação e relação com o cliente.

Além disso, um domínio próprio proporciona uma sensação de segurança maior, pois existem muitos hackers e golpistas que se passam por empresas e enviam emails falsos por meio de um domínio não oficial.

Produtividade e integração

O email profissional também contribui com a produtividade e a integração das equipes. Como já comentamos antes, através dele, é possível ter diversos usuários para o mesmo domínio. Dessa forma, cada equipe fica responsável pelo envio de um tipo de email, evitando a sobrecarga em um só departamento.

Geralmente, existem planos de email que oferecem diversas vantagens para empresas, além do serviço de envios de email. O acesso ágil e armazenamento de dados simplificado são algumas delas.

Como criar um email profissional?

Para ter um email profissional, você precisa seguir alguns passos, mas não se preocupe: é um processo bem rápido e simples. Então, vamos ver as instruções a seguir!

1. Registre um domínio

O primeiro passo para obter um email profissional é registrar um domínio. O domínio é o endereço de uma marca na Internet e ele é fundamental para a criação de sites e de emails corporativos. De preferência, coloque o nome da sua empresa como o nome do seu domínio para que as pessoas identifiquem imediatamente que estão falando com a sua marca através do email.

Se você for um profissional autônomo, por exemplo, pode usar seu próprio nome. Ao escolher o domínio, você terá que selecionar uma extensão. Existem várias, e as mais comuns no Brasil são “.com” e “.com.br”. Mas, se você é advogado, pode usar “.adv.br” também. Tudo depende do seu nicho.

Você pode fazer o registro de domínio através de um serviço de hospedagem ou então pelo seu próprio provedor de email de escolha.

2. Escolha um provedor de email

Feito tudo isso, você deve escolher qual será o seu provedor de email. Existem diversas opções no mercado, tanto gratuitos quanto aqueles mais robustos e preparados para atender empresas com centenas de funcionários.

Mas para definir o provedor perfeito, você precisa entender quais são suas principais demandas. Você precisa de quantos endereços de email? Quanto espaço de armazenamento é necessário? Quais funcionalidades o seu provedor precisa oferecer?

Portanto, fazendo uma análise completa, será mais fácil de tomar uma decisão. Veja então algumas alternativas de empresas que fornecem esse tipo de serviço pago:

• Google Workspace (antigo Gsuite do Gmail);
• Office 365;
• Locaweb;
• GoDaddy;
• UOLHost;
• Yahoo.

A melhor opção gratuita do mercado para criação de email profissional é o Zoho Mail, uma plataforma de serviços tão completa quanto a de seus concorrentes. O plano gratuito possui algumas limitações e os planos pagos custam a partir de U$1 por mês/usuário.

3. Configure o seu email

Depois que contratar o serviço de email, a próxima etapa é a configuração. Ou seja: para que o domínio possa enviar e receber emails, você deve conectá-lo à empresa escolhida. Mas se você contratou serviços de email profissional e domínio na mesma empresa, é possível que essa etapa seja desnecessária.

Geralmente, o provedor envia as instruções completas para fazer essa conexão. Além disso, em alguns casos, o provedor pode solicitar uma verificação de domínio para comprovar que você é o administrador e evitar qualquer ataque de hackers.